Projets

Martin Mathieu (In Extenso) : « la clé du succès d'un RSE, c'est qu'il soit utile »

Martin Mathieu, directeur associé chez In Extenso (réseau Deloitte), a fait de l’intranet collaboratif une colonne vertébrale de la communication interne.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°144 !

Les données, de la valeur métier à la conformité GDPR

S'il est admis dans tous les discours convenus que la Data est au coeur du business, encore faut-il savoir comment mettre en oeuvre ce beau principe. Les témoignages de GRTgaz, GRDF et In Extenso en montre ici des exemples. Enfin, la prochaine application du Règlement Général sur la Protection des...

Découvrir

Le réseau d'experts comptables In Extenso (groupe Deloitte) a déployé successivement plusieurs outils d'intranet et de réseaux sociaux d'entreprise pour en faire la colonne vertébrale de la communication interne. L'unification des outils va aboutir avec Elium, le nouveau nom de Knowledge Plaza.

Publicité« Le client fait son métier, nous faisons le reste » est le credo du réseau d'experts-comptables In Extenso créé en 1991 à l'initiative de Deloitte et d'experts-comptables indépendants. La structure du groupe est très fédérale : chaque cabinet local est détenu à 49 % par un ou plusieurs experts-comptables et à 51 % par la holding de tête qui, de son côté, est détenue d'une part par Deloitte, d'autre part par les experts-comptables du réseau. La holding de tête détient également des parts de filiales telles que In Extenso Avocats. Les 230 associés sont appuyés en tout par 4700 collaborateurs et seulement 80 sont présents au siège, dont la moitié à la DSI. Car, si In Extenso est plus un réseau de PME qu'une seule organisation, son système d'information est unique et sa gestion harmonisée. Le groupement avait donc besoin d'outils de communication interne efficaces.
« Nous avons un même intranet, de même outils de communication, une même gestion interne, une même paye... » confirme Martin Mathieu, directeur associé chez In Extenso notamment en charge de l'IT, du marketing et de l'animation du réseau. Il complète : « l'intranet nous assure un accès à toute la documentation interne afin que nous ayons les même procédures, avec les mêmes outils et les mêmes méthodes dans tout le réseau. »

Une nécessité d'harmonisation

Par exemple, si un réseau de franchise est client d'In Extenso et qu'un associé fait une proposition commerciale à un franchisé, il doit tenir compte des autres propositions faites aux autres franchisés du même réseau, le cas échéant avec des conditions commerciales négociées entre les deux réseaux (franchiseur et In Extenso). Si le franchiseur ne peut pas s'intéresser à la gestion quotidienne de ses franchisés, il peut exiger des tableaux de gestion formatés. L'associé In Extenso doit disposer de ces demandes pour effectuer son travail. Enfin, il peut être pertinent pour les franchisés de disposer d'un extranet leur permettant de disposer de chiffres remontés automatiquement des systèmes financiers (avec anonymisation) pour se benchmarker par rapport aux autres. « Autant le franchiseur et chaque franchisé que l'associé In Extenso tirent profit de cette approche » souligne Martin Mathieu.
Cette indispensable circulation d'information a nécessité très tôt la création d'un intranet, baptisé Nexty, au début des années 2000. Le premier outil choisi a été Advantys, depuis racheté par Hoozin. Ce produit est orienté workflow. Il ne permettait pas la création d'un portail client dont la nécessité était pourtant déjà perçue. Martin Mathieu explique : « nous avons voulu commencer par l'interne pour habituer les collaborateurs. »

D'abord du Top-Down

Au départ, l'intranet avait un fonctionnement plutôt Top-Down pour diffuser de l'information interne, des liens vers des bases de connaissances et gérer des processus internes (par exemple : une demande de formation). L'outil était, à l'époque, très innovant. Et structurant. « C'était un facteur de séduction pour les cabinets voulant adhérer au réseau In Extenso » relève Martin Mathieu. Mais l'intranet n'était pas collaboratif à cette époque. Il était donc difficile d'y trouver une vraie valeur ajoutée même si sa force était la facilité d'alimenter en document. Au final, l'intranet a donc bien été utilisé.
En 2010, le réseau décide de mettre en oeuvre Microsoft Sharepoint pour son collaboratif interne, simplement parce qu'il en disposait déjà pour son site web. Mais cette technologie permet juste le partage documentaire, pas le collaboratif temps réel. Hoozin, qui a repris Advantice, est donc utilisé à cette fin. Mais In Extenso souhaitait un outil polyvalent. Martin Mathieu constate : « il faut que les collaborateurs aient besoin de l'outil pour que ça marche et qu'ils l'utilisent. »

PublicitéUne approche progressive

Fin 2014, par une veille sur les produits disponibles, Knowledge Plaza (devenu depuis Elium) est repéré pour son mode SaaS. La signature du contrat sera finalement réalisée en 2016. « Outre un tarif correct, une bonne fiabilité, l'outil est souple, simple d'installation avec la possibilité de travailler en commun et de gérer un mode mur (comme Facebook) sans oublier un moteur de recherche efficace » se souvient Martin Mathieu. Le coût global du projet à ce jour est qualifié de très raisonnable, de l'ordre de 120 000 euros en cumulant les abonnements par utilisateur, le coût interne et les 25 jours de consultants. Il ajoute : « un élément qui a beaucoup joué est que la démonstration a été effectuée par une documentaliste avec des cours sur la gestion de documents. »
Dans un premier temps, seul Sharepoint est fermé. Plusieurs espaces sont ouverts dans Knowledge Plaza (aujourd'hui : Elium). Par exemple, l'équipe qui met en oeuvre le portail client travaille dans l'un avec les équipes régionales de déploiement. Une communauté des spécialistes du domaine social, habituée à Advantys, y déplace les discussions de ses 950 adhérents. « Nous avons fermé d'un côté et ouvert de l'autre pour tester une telle bascule » indique Martin Mathieu. L'adoption est bonne, simplement parce que l'outil répond aux besoins. Les communautés peuvent être plus ou moins fermées : secrètes (réservées aux membres), publiques (pour tous les collaborateurs) ou entre deux (lecture publique mais écriture sur autorisation).

Disparition de l'e-mail

Les communautés se multiplient progressivement et, en leurs seins, les e-mails disparaissent. Le suivi d'actualité type Facebook avec notifications facilite cette évolution. Même en cours de réunions à distance, il est possible de corriger collaborativement des documents. Si l'outil pourrait être installé en interne, In Extenso a préféré le SaaS car la phase d'expérimentation n'est pas terminée et qu'ainsi l'accès ubiquitaire est garanti. La SSO est gérée par la DSI en dehors de l'outil.
Les usages propres d'In extenso ont poussé à des évolutions de Elium (ex-Knowledge Plaza) vers un meilleur support des fonctions d'intranet. Une nouvelle version va ainsi permettre d'y gérer des formulaires. Quelques outils procéduraux font l'objet de développements spécifiques. Mais Elium va devenir la page d'accueil et l'outil unique de l'intranet du réseau.