Stratégie

L'UCPA fait du cloud un levier de sa transformation digitale

Hugues Gendre, DSI du groupe UCPA : « Le cloud a été le levier pour accueillir la transformation. »

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°195 !

Transformer les entreprises par le numérique

A force de parler de transformation numérique du business, on aurait presque tendance à oublier que ce n'est pas qu'un buzzword de consultant. Eh bien oui, des entreprises se transforment grâce au numérique. Et la transformation se fait parfois du sol au plafond. Dans d'autres cas, c'est une...

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Pour rendre son système d'information agile et élastique, le groupe UCPA a migré vers le cloud d'AWS, optant pour une architecture serverless. Une transition qui lui permet aujourd'hui d'explorer de nombreuses opportunités de services, notamment autour de l'IA.

PublicitéConnue pour ses séjours sportifs destinés aux jeunes adultes, l'UCPA s'est aujourd'hui diversifiée, proposant des vacances sportives pour les publics de tout âge. Le groupe associatif assure également la gestion d'équipements sportifs de proximité dans le cadre de délégations de service public, ainsi que leur construction. Enfin, il forme chaque année de nombreux jeunes aux métiers du sport. En 2015, le groupe a enclenché un plan de transformation digitale, en commençant par l'expérience client, essentielle dans son domaine d'activité. Pour soutenir cette transformation, l'UCPA a ensuite décidé de migrer son système d'information dans le cloud, choisissant de s'appuyer sur AWS. Hugues Gendre, directeur digital et systèmes d'information de l'UCPA depuis 2017, revient sur cette migration, sur les chantiers en cours et ceux à venir.

« Au moment où j'ai rejoint le groupe, il fallait décliner ce plan au niveau de la DSI et repenser l'architecture des systèmes d'information, afin qu'elle puisse supporter efficacement la transformation », explique Hugues Gendre. À cette époque, l'UCPA avait surtout des chefs de projets côté IT. Le développement et l'exploitation étaient externalisés, et le système d'information était très siloté, avec une cinquantaine d'applications legacy. « Ces silos empêchaient de fournir une expérience réellement fluide pour les clients et les collaborateurs, et le système d'information n'était pas prêt pour des projets très transversaux », souligne le DSI. L'UCPA décide à ce moment-là de migrer son système d'information sur AWS, afin d'acquérir l'agilité nécessaire. « Le cloud a été le levier pour franchir ces étapes et accueillir la transformation », affirme Hugues Gendre.

Une transition en deux temps pour l'exploitation

En parallèle, le groupe entame une réorganisation de la fonction IT autour de trois axes :la montée en compétences des chefs de projets, la création d'une équipe de développement travaillant sur l'architecture et l'interopérabilité, et enfin la réinternalisation de l'exploitation. « Les chefs de projets ont opéré un véritable changement culturel. Auparavant, ils assuraient le suivi technique de projets très verticaux. Avec la transformation de la DSI, ils se sont vu confier des projets transversaux, à gérer de bout en bout, depuis l'élaboration des user stories jusqu'au pilotage », détaille-t-il. Pour rendre cette transversalité possible, une architecture permettant aux différents systèmes de communiquer était nécessaire. « Il fallait acquérir cette compétence d'interopérabilité, de gestion de flux et d'APIs en interne, afin de rééquilibrer la relation vis-à-vis des fournisseurs », explique le DSI. L'équipe de développement a été constituée dans ce but et chargée de déployer une architecture serverless en exploitant les services AWS, notamment le PaaS Lambda, la base DynamoDB et le stockage S3. Enfin, au niveau de l'exploitation, il fallait concevoir des systèmes pour gérer les logs, assurer la traçabilité, la supervision et la robustesse. « Nous avons internalisé le run, auparavant réparti chez trois hébergeurs », relate le DSI. Pour que l'équipe d'exploitation s'approprie le cloud, la migration du patrimoine applicatif vers AWS lui a été confiée.

PublicitéLa transformation du rôle des chefs de projets et la création de l'équipe de développement ont demandé quelques mois. En revanche, la transition s'est faite en deux temps pour l'exploitation. L'équipe a commencé par migrer les applications Web, proches de l'architecture cloud. Un simple refactoring a suffi : les bases de données ont été migrées dans RDS (Relational Database Service), les applications déployées dans des répartiteurs de charge ELB (Elastic Load Balancing), les aspects réseau et sécurité renforcés et un cloud front ajouté. Au total, il a fallu un an pour acquérir une bonne maîtrise des environnements cloud. Dans un deuxième temps, une task force a été montée afin de porter le legacy sur AWS en mode lift and shift. Cette mission a été accomplie en cinq semaines grâce à au service CloudEndure (désormais AWS Application Migration Service). La migration quasi complète a pu ainsi être achevée en 2019. « Depuis, nous développons en serverless et nous supprimons progressivement une partie de notre legacy, en le remplaçant par des applications sans serveur », indique le DSI.

Apprentissage par la pratique

Au niveau de l'équipe d'exploitation, qui compte quatre collaborateurs, dont deux embauchés à cette occasion, la transition s'est révélée aisée. « Pour les administrateurs systèmes et réseau, passer sur le cloud revient à pouvoir enfin goûter des glaces qui leur font envie, sans se contenter de les regarder par la vitrine. Les systèmes très scalables sont fort coûteux à mettre en place à l'échelle d'une entreprise, alors qu'AWS offre ces technologies sur étagère. En quelques clics, les administrateurs ont pu accéder à des solutions dont ils avaient toujours rêvé », témoigne Hugues Gendre. Aujourd'hui, l'exploitation en tant que telle mobilise environ 1 ETP, l'équipe consacrant le reste de son temps au build. Une grande partie de l'exploitation est automatisée « by design », sur la sécurité ou la scalabilité, ce qui simplifie énormément les choses selon le DSI. « Chaque fois que nous rencontrons un problème, nous l'automatisons et ensuite ce n'est plus un sujet, qu'il s'agisse de l'auto-scale, des alertes ou des sauvegardes. »

Les défis ont plutôt surgi quand il a fallu constituer l'équipe de développement. En effet, à l'époque (et encore aujourd'hui), rares étaient les compétences maîtrisant le serverless. « Il nous a fallu former les premiers développeurs, avec l'appui d'AWS. Ensuite, ceux-ci ont fait beaucoup d'autoformation, en testant sans cesse et en apprenant de leurs erreurs », détaille Hugues Gendre. Pour illustrer cette démarche d'apprentissage, il mentionne la cohabitation entre l'architecture serverless et des applications plus traditionnelles. « Les applications serverless montent si facilement à l'échelle que parfois on oublie que ce n'est pas le cas de tous les systèmes. Si elles appellent un système non-serverless, tout peut s'écrouler si on ne prévoit pas de frein », explique le DSI. Ce mode de fonctionnement s'est accompagné d'une responsabilisation des développeurs. « Aujourd'hui, un développeur est responsabilisé de bout en bout sur ce qu'il livre. En cas de souci, c'est lui qui assure la résolution de problèmes », précise Hugues Gendre. Depuis, cet état d'esprit se transmet au sein de l'équipe, qui se renouvelle au fil des années.

Le cloud pour gérer la saisonnalité

Si l'exploitation et le développement sont désormais bien maîtrisés, la DSI s'est attaquée en janvier 2021 au sujet du coût. « Il est tellement facile d'allumer des services que parfois les développeurs comme les exploitants ne font pas attention et oublient par exemple de mettre un cycle de vie sur S3 », confie le DSI. L'UCPA a donc entamé une démarche mêlant sobriété numérique et FinOps, le but étant d'intégrer ces aspects dans les pratiques. « Il s'agit de se demander si on peut faire un seul appel au lieu de deux, ou combien de temps on doit garder telle donnée », illustre Hugues Gendre. À cet égard, le cloud offre des possibilités intéressantes « à la fois sur le plan économique et écologique », selon le DSI, en permettant « d'utiliser les systèmes seulement quand c'est nécessaire, en évitant de dupliquer les données partout, etc. »

À l'heure actuelle, l'UCPA a de nombreux chantiers en cours, dont plusieurs tirent parti des capacités d'AWS. Parmi ces sujets figure l'intégration des systèmes d'information des entreprises rachetées au cours des dernières années, comme le groupe Destination Découverte. « Nous déployons les processus UCPA vers ces systèmes, notamment pour la gestion des encadrants », explique Hugues Gendre. La forte saisonnalité des activités de l'UCPA implique en effet de devoir embaucher plus de 10 000 animateurs et éducateurs sportifs en une quinzaine de jours, entre le 15 et le 30 juin. « Depuis un an et demi, nous avons mis en place un service serverless pour automatiser ces embauches », indique le DSI. « Celui-ci surveille les séjours qui se remplissent rapidement, et dès qu'ils sont complets, il publie les offres. Les directeurs des centres sélectionnent ensuite les candidats, puis le service envoie automatiquement les contrats, récupère les contrats signés et transmet les données au système de paie », décrit-il. Le fait d'avoir ce service en mode serverless sur le cloud répond à l'enjeu de saisonnalité, « un casse-tête pour les DSI » selon Hugues Gendre. « Pendant 15 jours, nous sollicitons fortement Lambda et le reste du temps, cela ne nous coûte rien. » Le même modèle a été appliqué aux ventes, afin d'absorber aisément les pics d'activité.

L'UCPA Sport Station Grand Reims est multiplexe sportif regroupant notamment une patinoire, un pôle bien-être et un centre aqualudique.

Premiers pas dans l'intelligence artificielle

Le groupe a aussi profité de son passage au cloud pour faire quelques incursions dans l'intelligence artificielle (IA). « Nous avons débuté avec une application pour aider à mieux monter à cheval. Nous avons entraîné un moteur à reconnaître les différents points dans la posture des cavaliers, afin de vérifier le bon alignement », illustre Hugues Gendre. L'IA a également été utilisée pour fluidifier le parcours des clients dans les deux sites UCPA Sport Station ouverts, en automatisant la vérification des différents justificatifs utilisés pour la facturation : passeports, factures pour les tarifs résidents, cartes de demandeur d'emploi, cartes d'étudiants, etc. « L'IA est intégrée dans la chaîne, elle identifie les documents, extrait les informations et applique les différentes règles », indique le DSI.

En 2020, l'UCPA a également mené plusieurs gros projets sur ses applications de gestion. Le groupe a notamment terminé mi-2020 la migration de son ERP SAP vers S/4 Hana et doit désormais travailler sur le pilotage d'entreprise. « L'UCPA compte actuellement 58 établissements différents, avec des règles différentes et beaucoup de consolidation », indique le DSI. Il s'agit donc d'harmoniser les règles et de mettre en place des indicateurs adaptés, financiers et stratégiques, pour faciliter le pilotage. La même année, l'UCPA a changé son moteur de ventes, l'éditeur du système en place ayant annoncé la fin prochaine du support. Après un Proof of Concept réussi, le groupe a retenu la solution de Flag Systèmes, ayant également testé sa capacité à fonctionner sur AWS. « Nous avons refondu une partie de la solution avec l'éditeur, afin de la rendre compatible avec notre architecture serverless. Nous avons pu ainsi la rendre capable d'auto-scale, une façon pour nous de répondre à nos objectifs écologiques », relate Hugues Gendre. L'ancien système a quant à lui été porté sur AWS pour une dizaine d'années, afin de répondre aux exigences légales de conservation des factures.

L'UCPA Sport Station Bordeaux Brazza, dont l'ouverture est prévue en 2023, proposera notamment des activités d'escalade, de fitness, de golf et de raquettes.

Omnicanal, BI et Edge computing

Parmi les sujets à l'étude figure la relation client. Le groupe réfléchit à une remise à plat et à la centralisation de tous ses canaux de communication, afin d'avoir une vision unifiée des contacts. La DSI examine les opportunités fournies par AWS sur le sujet : plateforme de gestion des contacts Connect, chatbots marketing automation, service de communication Pinpoint ou encore IA pour détecter des éventuels points de tension. « Nous travaillons aussi beaucoup sur le merchandising, en testant différents algorithmes de personnalisation, dont AWS Personalize, afin d'améliorer nos propositions clients, tant sur le Web que dans notre centre d'appel », indique Hugues Gendre. L'UCPA travaille également sur la Business Intelligence. « Nous avons mis en place un datalake et des outils de visualisation de données, mais cela va être notre gros chantier du deuxième semestre et de 2022 », estime le DSI. Dans la continuité de ce qui a déjà été réalisé, l'objectif est d'utiliser les données pour améliorer l'expérience des clients et des collaborateurs, ainsi que les processus.

Enfin, un dernier sujet émerge avec le lancement des Sport Station, l'UCPA prévoyant d'en construire près d'une dizaine, dont une à Paris. « Ces concepts soulèvent de gros enjeux en termes de parcours clients digitaux. Nous allons nous poser la question des briques à déployer à la périphérie, en Edge, notamment l'IA. C'est un gros défi à la fois pour l'UCPA et l'IT », évoque Hugues Gendre.