Stratégie

Avec le Digital Workplace, le rôle du DSI va au-delà de l'informatique

Maximilien Intartaglia, DSIO du Centre Hospitalier de Montperrin, mise sur l'authentification forte pour les médecins.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°141 !

Digital Workplace : une révolution dans la révolution

L'espace numérique de travail (Digital Workplace) constitue une révolution de la proximité pour les utilisateurs dans une révolution générale, la transformation numérique des entreprises. Cette révolution dans la révolution impacte le fonctionnement quotidien mais aussi la place de la DSI dans...

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Les projets de digital workplace permettent au DSI de profondément transformer l'environnement des utilisateurs.

PublicitéLe workplace est un thème en apparence évident. Il consiste à remplacer la vieille bureautique par le même service, accessible plus simplement. Cette solution passe par le cloud et une utilisation en mobilité, interne ou externe. Les outils et les documents de travail suivent le salarié partout où il se trouve : à son bureau, en réunion en interne, devant la machine à café avec son smartphone, en clientèle ou en intervention externe, dans un cadre personnel, domicile ou autre. Vaste programme.

Cette facilité d'utilisation génère de la productivité, c'est l'objectif. Elle touche aussi aux habitudes et à l'environnement de travail au sens large, elle n'est donc pas anodine. Le DSI a un rôle central à jouer dans les choix : les outils, le cloud, la sécurité et a mobilité, l'accompagnement, mais aussi le budget et le déroulé du projet. Il touche très vite à d'autres aspects, par le travail collaboratif qui va se développer, les avantages et contraintes à donner aux salariés.

Le digital workplace n'est pas qu'un sujet informatique. Avec lui, le rôle du management de terrain se modifie, il devient vertical et celui du salarié, moins fixe, plus autonome. Pour ces deux populations cela n'a rien d'évident, surtout dans des entreprises historiquement « rigides » issues du secteur public ou de secteurs industriels très cadrés. Tout le monde ne suit pas au même rythme. Le DSI doit intégrer une bonne dose de RH ou partager son projet avec ces ressources humaines. Pour les prestataires extérieurs c'est également une autre façon de vendre et d'intégrer. Bref, sous son aspect de simple nouveauté, le digital workplace recouvre une réalité complexe. On note également un écart certain entre la prose marketing, abondante sur ce sujet, et la réalité des entreprises, les fournisseurs devraient en prendre conscience.

Transformer la vie du salarié

Le DSI a un rôle étendu, il est maître du projet, des choix d'outil et d'applicatifs, de l'accompagnement, du choix de fournisseurs externes. Rien n'est pour lui évident. Prenons un exemple, celui du choix des terminaux. Souvent, le salarié dispose d'une liste restreinte et sa hiérarchie directe l'influence et le limite. Lui offrir un choix plus large, enlève à cette hiérarchie une part de son pouvoir direct. Passer en mode locatif avec un prestataire externe change également le modèle d'achat et la gestion des renouvellements. Enfin, donner l'accès à des applicatifs métiers encourage le collaboratif et l'autonomie des salariés.

Le Workplace n'est pas une simple évolution. Il permet au DSI d'engager la transformation digitale auprès des salariés. Sur ce sujet assez traditionnel de la bureautique, le DSI peut démontrer que le digital a son mot à dire et même plus que cela, il engage une transformation de fond et peut retrouver un rôle central, très visible des autres directions et de toute l'entreprise.

PublicitéMaximilien Intartaglia, DSIO, Directeur système d'information et organisation du Centre hospitalier de Montperrin à Aix-en-Provence, nous apporte son témoignage. Cet établissement public est spécialisé en psychiatrie et couvre toutes les Bouches-du-Rhône. il compte 1 200 salariés, personnel soignants ou administratif. La gestion de l'espace de travail n'a cessé d'évoluer depuis plusieurs années. « Moi je travaille avec Citrix depuis 15 ans, nos utilisateurs étant sur du Wan, ce prestataire reste toujours un bon choix pour la partie serveurs» explique-t-il.

Rôle clé de l'authentification forte

Le client léger est l'une des bases de la gestion de cet environnement de travail très particulier, l'autre c'est l'authentification forte. « Nous avions pour contrainte venue des médecins des questions de sécurité et d'organisation », précise Maximilien Intartaglia. Nous avons choisi l'authentification forte et la carte CPS via le middleware d'Ilex, et déployé un client léger Wyse sur 900 postes. L'authentification forte est le quotidien pour l'accès au SI de nos médecins. Une de leurs exigences est d'avoir plusieurs lieux de prescription dans le département et donc besoin d'un roaming applicatif. Nous travaillons sur des scénarios de reconnexion / déconnexion avec cette carte CPS de manière à faciliter un accès rapide à leur espace de travail partout où ils se connectent ».

Le médecin peut s'authentifier de n'importe quel poste et récupérer sa session de travail. Le département compte 39 structures externes sur le Wan, par exemple les hôpitaux de jour. Il faut pouvoir récupérer sa session très vite. « La DSI vient de s'équiper d'un SAN full flash redondant pour promouvoir une session en 30 secondes. La reprise de session se fait maintenant entre 5 et 8 secondes. On recommande aussi de laisser le terminal toujours en session allumée. Cette reprise rapide est la clé de la satisfaction de nos utilisateurs ».

« On travaille aussi sur le thème du « client zéro », c'est-à-dire les temps de déploiement d'un nouvel arrivant , un nouveau médecin notamment, on lui donne maintenant son outil de travail en 25 minutes, nos terminaux ont une procédure simple pour s'auto-configurer. On va maintenant se pencher sur les process nécessaires pour réduire les pannes la nuit ou les week-end ».

La réduction des coûts en ligne de mire

Le cabinet Vanson Bourne attire l'attention sur un autre aspect du workplace, la réduction des coûts. C'est l'un des buts de l'opération. Une réduction au sens large. Quand le DSI présente un projet de workplace, il va intégrer la réduction des frais de déplacement et la surface de bureaux. Pour le cabinet, 66% des entreprises veulent des postes de travail plus flexibles, elles souhaitent également réduire de 14% la taille de leur immobilier de bureau d'ici 2020, dans ces bureaux il y aura 6,7 bureaux pour dix collaborateurs.

La productivité est un élément clé du digital workplace. Dans une étude de 2015, le cabinet Techconsult affirmait que 61% des DRH faisaient un parallèle entre la mobilité et l'efficacité des collaborateurs. Ils étaient même 64% pour estimer que le taux d'échec est moins important chez les collaborateurs mobiles... s'ils sont dotés d'une infrastructure adaptée. Du coup, ils font pression sur les DSI pour installer du workplace, gage d'économies et de productivité.

Différents choix budgétaires

La question budgétaire se retrouve évidemment dans les terminaux mis à disposition des collaborateurs. Traditionnellement, les choix sont réduits de manière à garder l'homogénéité du parc. Les Comex admettent difficilement autre chose que des iPhone. Mais l'achat peut se faire également par un système de location, ce qui déplace le budget de l'investissement au fonctionnement. La maintenance est également très liée à l'achat. GRTgaz a choisi une procédure d'infogérance avec Proservia (groupe Manpower) pour l'environnement utilisateur de ses 4 500 collaborateurs. Une infogérance totale qui englobe le service desk, le support, l'administration fonctionnelle des services et ingénierie du poste de travail, bref toute la gestion de la relation utilisateur.

Quel que soit le choix de la DSI, le digital workplace semble un sujet prioritaire. C'est ce que rappelle l'une des dernières études de PAC. Sur 180 DSI et DRH interrogés en Europe, 42% en font une priorité élevée et 6% l'enjeu le plus important. La raison ? Ils sont 52% à considérer ce workspace comme très important pour le succès de l'entreprise et 22% qu'il est primordial pour les performances économiques.

Dans le détail, les responsables interrogés par PAC mettent en avant plusieurs types d'investissements. Des sujets classiques : 63% des entreprises interrogées veulent moderniser les applications de leurs postes de travail, 61% veulent améliorer le support RH, 60% implantent de solutions de collaboration et de communication intégrée, 56% les performances réseau, 55% décloisonner l'infrastructure de leurs espaces de travail.