Tribunes

Un esperanto pour mon entreprise

Un dictionnaire d'entreprise, un pari impossible ?

PublicitéDictionnaire, métadonnées, sémantique, glossaire, autant de termes savants mis en avant par les informaticiens et qui se traduisent souvent au sein de l'entreprise par un simple texte Word. Revenons à l'histoire. C'est à la bible que nous devons les premières gloses de traduction, dont la somme constitue le glossaire, « recueil de mots rares ou spécialisés ». Le glossaire, outil indispensable à la compréhension des données, existe de façon informelle dans l'entreprise. Son élaboration accompagne la mise en forme des données au gré des projets décisionnels. Il est construit comme un état intermédiaire entre la donnée brute des systèmes opérationnels et l'utilisateur final mais le glossaire n'est que rarement pas exploité ou perçu comme un outil pédagogique. La mise en place d'un glossaire d'entreprise n'est ni un projet informatique, ni un projet financier.IL s'agit d'un projet d'entreprise. Si sa justification financière échappe à un calcul simple de rentabilité, la question légitime est donc de comprendre ce qu'apporte ce projet à l'entreprise. En premier lieu , il sert à mieux comprendre l'entreprise, chaque mot, chaque composant y étant clairement défini. Toutefois, il n'existe personne dans l'entreprise pour reconnaître avoir besoin de ces définitions. La première qualité du dictionnaire est donc de rendre transparente une vérité unique et univoque telle qu'elle doit être partagée dans l'entreprise par tous ses acteurs autour des grands termes qui la définissent. Combien de termes faut-il pour définir l'entreprise ? Nous pensons qu'une centaine de termes suffisent à définir tous les métiers de l'entreprise. Ceci peut paraître réducteur, néanmoins l'expérience démontre la véracité de cette estimation empirique. C'est un objectif déjà ambitieux, mais qui se révèle à la fois réaliste et opérationnel. Le dictionnaire est en effet un puissant levier de rationalisation des coûts. La profusion anarchique des systèmes conduit toujours en effet à la multiplication des coûts. Les applications se sont multipliées, souvent cloisonnées, pour respecter un découpage organisationnel. Ceci conduit à une structure en silos, chaque silo encapsulant son métier, ses processus et ses définitions. Ainsi, une partie importante des termes de l'entreprise sont définis et redéfinis pour chaque nouveau projet par chaque entité . Ces divergences sémantiques engendrent des surcoûts dès lors qu'il faut réconcilier deux silos. L'expérience démontre que chaque demande transverse se traduit par un mini-projet décisionnel complet et donc coûteux. Dans un contexte décisionnel, lors d'une consolidation d'informations en provenance d'un système financier et d'un système opérationnel, les mesures financières et logistiques doivent se rattacher à la même définition, aux mêmes axes d'analyse (organisation, temps, hiérarchie, géographie, etc....). Sans langage commun, se multiplient les axes ou dimensions d'analyses qui induisent une augmentation du coût du projet et de la maintenance du système. Etablir un langage commun dans l'entreprise est utile au-delà des projets décisionnels. Dans une logique d'urbanisation, il est moins couteux de disposer de la même organisation du même l'objet dans chaque application, Les principes d'architectures récents, comme le SOA, tendent à lutter contre l'entropie de nos systèmes en s'appuyant sur une sémantique commune. La définition est parfois graphique, avec des outils de référentiel d'objets et de services communs et sous un mode diffusable aux utilisateurs avec une explication textuelle et imagée. Regrouper dans un dictionnaire la description unique de l'objet métier et de sa représentation décisionnelle permet d'atteindre un meilleur niveau de compréhension du système d'information par les utilisateurs Une démarche pragmatique Le dictionnaire d'entreprise peut apparaître complexe et difficile à mettre en place. Il faut rompre avec les habitudes en évitant tout projet pharaonique, ou à l'inverse en s'appuyant sur l'existant pour ne rien changer. Le parcours méthodique et opiniâtre doit suivre pragmatiquement les étapes suivantes : 1) Comment initier le projet ? Pour construire un glossaire d'entreprise, il est possible de se limiter à un dictionnaire décisionnel mais sur un périmètre global. 2) Pour en faire un outil durable il faut ensuite imaginer les principes de gouvernance du dictionnaire, en même temps que le contenu de celui-ci. Les questions à poser sont : a -Quel sponsor pour le glossaire? b - Quels contributeurs, validation en aval de la publication ? c - Analyser les échecs passés sur ce type de démarche ? argumenter le classique : « on a déjà fait et ça ne marche pas » d - Mettre en évidence les gains . Il est souhaitable d'illustrer le surcoût créé par le manque de coordination sur des sujets communs. 3) Trouver et intégrer les solutions logicielles adaptées. Il existe aujourd'hui une gamme de solutions et d'outils faciles et peu coûteux à mettre en oeuvre : moteur de recherche, outil collaboratif comme le wiki... 4) Initier le contenu : un projet pilote sur une partie des termes, accompagner, rédiger les premiers termes, lancer les groupes de travail. Pour conclure, le dictionnaire est la première brique indispensable d'un édifice cohérent et efficace. Qu'il s'agisse de Business Intelligence ou d'urbanisation, les concepts reposent sur une vision commune du métier de l'entreprise et trouvent leur légitimité dans leur déploiement dans chaque projet.