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Naviland Cargo maintient à jour l'information de ses conducteurs via le cloud

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L'opérateur de transport combiné Naviland Cargo a utilisé la solution Dropbox pour dématérialiser la documentation des conducteurs de trains.

PublicitéMembre du groupe SNCF, Naviland Cargo est un opérateur de transport combiné terrestre. Classiquement, ses missions consistent à récupérer des conteneurs dans des bateaux et à les amener dans un site industriel ou commercial, ou bien l'inverse, en combinant transports ferrés et routiers et en ajoutant divers services connexes tels que le dédouanement. Sa prestation est globalisée, son client ne se préoccupant que du départ et de l'arrivée. Mais, en interne, la complexité de sa prestation est réelle. En particulier, les conducteurs de train doivent se munir d'une grande masse de documents. Le passage à une version dématérialisée dans le cloud a permis de faciliter la vie des agents tout en accroissant l'agilité de l'entreprise.
En effet, conduire un train suppose de disposer d'une grande quantité de documents, jadis nécessairement en format papier. Il s'agit, par exemple, de la description de l'infrastructure qui sera utilisée par le convoi, de la feuille de route avec les arrêts prévus, les travaux sur l'infrastructure (avec des limitations temporaires de vitesse), divers formulaires... Certains documents sont figés, d'autres sont à remplir (comme un rapport de mission).

Baisser les coûts, accroître l'agilité

Or, quand les documents étaient en format papier, la moindre modification impliquait de réimprimer des documents entiers, sans oublier que rien ne permettait d'être certains que le conducteur disposait bien de la dernière version. Et une modification de planning au dernier moment imposait de réimprimer la totalité. « Nous voulions baisser les volumes de papier consommés et augmenter notre réactivité quand il y a un changement » spécifie Jean-Emmanuel Leroy, responsable adjoint des activités ferroviaires chez Naviland Cargo.
La solution est venue du terrain, du conducteur le plus âgé, fan du numérique. Jean-Emmanuel Leroy se réjouit : « du coup, il a été très facile de faire adhérer les conducteurs à la solution puisqu'elle provenait de l'un d'entre eux qui avait leur respect. » Mais cela a été un peu plus compliqué pour la DSI. Or « dans le ferroviaire, le shadow IT est impensable » souligne Jean-Emmanuel Leroy, tant le réglementaire est strict : « il faut démontrer une non-régression en matière de sécurité et prévoir des plan B et C. »

De l'intranet au cloud

Les documents étaient classiquement partagés sur un espace dédié dans l'intranet. Les conducteurs les téléchargeaient avant une mission et les imprimaient. Une modification après coup ne laissait a priori aucune trace et ne provoquait aucune alerte. Cette solution a été maintenue pour les agents fixes utilisant des desktops pour y accéder. Par contre, pour les agents mobiles comme les conducteurs et leurs managers, une solution via le cloud a été choisie : Dropbox.
Désormais, les conducteurs sont équipés de tablettes iPad permettant une veille profonde garantissant une grande autonomie mais aussi une identification par empreinte digitale en sortie de veille. Ces tablettes sont dotées de l'application Dropbox qui synchronise les documents entre le cloud et la tablette. De cette façon, le document peut être lu ou complété localement en cas de non-connexion mais est mis à jour dès modification d'un côté ou de l'autre. Si Dropbox subit une panne, Plan B, la tablette garde la possibilité de se connecter à l'intranet via un VPN et une liaison 4G. Enfin, le Plan C est le retour au papier. Le coût de l'équipement de chaque conducteur a été d'environ 500 euros en matériel et il faut ajouter environ 15 euros par mois et par personne pour l'abonnement télécom et celui au service Dropbox Entreprise. « Tous nos objectifs ont été atteints » se réjouit Jean-Emmanuel Leroy.

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