Usure de la transformation numérique : 4 signes qui montrent que vos équipes IT et projets en souffrent
Les entreprises européennes se lassent-elles de la transformation numérique ? ? Si celle-ci suscite un nombre toujours croissant de livres et d'articles - le nombre d'ouvrages qui l'évoquent a connu une multiplication par 22 entre 2014 et 2019 ! - ceux qui la mettent en pratique semblent en revanche avoir perdu leur enthousiasme.
Qu’on en juge : dans la zone EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique), seules 49% des entreprises disent vouloir accélérer leurs efforts en la matière. Ce chiffre les place loin derrière les entreprises américaines (88%) ou asiatiques (56%).[1] Le problème serait particulièrement aigu chez les professionnels de l’IT qui, selon Gartner, seraient deux fois moins enclins à s’engager sur des projets de transformation qu’avant la pandémie.[2]
Symptôme n°1 : des SI plus connectés, mais des entreprises pas forcément plus agiles
Pour comprendre cette apparente lassitude, il est utile de voir là où cette transformation a réussi et là où elle n’a pas apporté les résultats escomptés.
L’un des apports manifestes de la période récente a été la réalisation d’un socle numérique qui connecte les grandes applications des entreprises pour limiter les silos. Dans l’enquête 2022 de Deloitte sur la maturité numérique des entreprises,[3] 92% disent qu’elles sont parvenues à un certain niveau de connexion et d’intégration entre leur ERP, CRM et d’autres logiciels de pilotage, comme leur Product Lifecycle Management (PLM) ou Manufacturing Execution System (MES).
La migration de certaines applications dans le cloud, opérée par 72% des grandes entreprises et 40% des PME européennes,[4] compte également parmi les principales réalisations de la période récente.
En revanche, la capacité à utiliser cette nouvelle donne pour rendre l’entreprise plus agile est à la fois le principal point noir perçu par les professionnels et leur principale attente à l’avenir , citée par 47% d’entre eux[5]. S’il y a une deuxième phase de la transformation, elle doit donc se caractériser par des aptitudes au changement plutôt que par des technologies.
Symptôme n°2 : Des équipes IT et projets qui jonglent entre les logiciels
Comment en est-on arrivés là ? Pour le comprendre, il suffit souvent de regarder le paysage applicatif des entreprises, notamment celles orientées projet.
Au lieu de se simplifier, celui-ci s’est souvent complexifié au rythme des transformations. En suivant le quotidien des équipes des grandes entreprises américaines, trois chercheurs, Rohan Narayana Murty, Sandeep Dadlani et Rajath B. Das ont pu constater qu’un salarié moyen basculait 1200 fois par jour d’une interface à l’autre - et que certaines opérations ne demandaient pas moins de 20 logiciels différents ![6]
Cet éparpillement entraîne de nombreuses conséquences : charge cognitive, parfois baptisée “toggle tax”, temps d’adaptation plus lent des nouvelles recrues, perte de qualité des données et, plus largement, difficulté à obtenir une image claire de ce qui se passe.
Cette multitude d’interfaces s’accompagne souvent de nombreuses saisies manuelles redondantes : une étude effectuée par Hexagon et le Project Management Institute montre que, dans des domaines comme la planification de projets ou les estimations, 40% des entreprises orientées projet opèrent par exportations et importations manuelles de données d’une application à l’autre.
“Les entreprises orientées projet avec lesquelles nous travaillons ont souvent une double problématique : d’une part, décommissionner des applications métier historiques qui n’ont plus les capacités nécessaires ; d’autre part, agir comme un super-connecteur pour disposer d’une application de gestion projet unique qui se connecte à leur ERP ou d’autres systèmes. Le but : rassembler l’information nécessaire en un outil de pilotage unique plutôt que de saisir et transférer des données en permanence”, résume Jean-Luc Ozoux, pre-sales manager au sein d’Hexagon.
Symptôme n°3 : Le “spaghetti informatique” et la prolifération des fichiers Excel
Car l’éclatement des solutions et applications représente un vrai poids pour les équipes IT : celles-ci passeraient aujourd’hui 40% de leur temps à intégrer et connecter différentes applications, selon une enquête récente de MuleSoft.[7]
Dans les entreprises qui gèrent régulièrement des projets, la situation est souvent rendue plus complexe encore par la multiplicité des cas de figure. Seules 40 % des entreprises disent ainsi utiliser les mêmes logiciels d’un projet à l’autre.[8] Parmi les signes qui doivent alerter, le fait que le choix des outils retenus pour gérer un projet dépende des préférences personnelles ou des connaissances techniques particulières du responsable de projet.
Un autre signal d’échec de la transformation numérique est souvent invisible par les équipes IT : l’utilisation au quotidien de la "Shadow IT" - les logiciels autres que ceux fournis par l’entreprise - ou des feuilles de calcul Excel.
Bien qu'Excel ait son utilité, y recourir pour des missions liées au pilotage de projet, telles que la planification et la communication entre équipes, est souvent un signe révélateur que les équipes projets n’ont pas les outils, les connaissances ou la confiance nécessaires pour mieux accomplir leurs missions.
Symptôme n°4 : un manque de confiance dans l’information.
Et de ces trois dimensions, la confiance est souvent la grande oubliée. Or, elle joue un rôle-clé : pas d’amélioration des décisions ou d’automatisation possible, par exemple, sans confiance dans les données de projet qui les sous-tendent.
En étudiant les pratiques de 800 professionnels des entreprises orientées projet, Hexagon et le Project Management Institute ont ainsi identifié une forte corrélation entre confiance dans les données et taux de succès des projets menés : “les organisations les plus performantes - qui mènent plus de 80% de leurs projets à bien - ont en commun une confiance bien plus élevée dans leurs données que les autres. Non seulement cela permet une gestion de projet plus efficace, mais cela leur libère aussi beaucoup de ressources, de temps et d'argent pour pouvoir continuer à s’améliorer par la suite", indique l’étude.
Une conclusion qui peut également se lire à l’envers, note Jean-Luc Ozoux : “si vous voulez avoir une idée d’où votre transformation achoppe et où concentrer vos efforts, demandez à vos équipes projets et IT les informations dans lesquelles ils n’ont pas confiance. Cela vous donnera souvent une liste des outils qu’ils évitent, signaux qu’ils ignorent, et données qu’ils s’épuisent à retraiter et revérifier” - avec la possibilité d’agir, par exemple via un framework de validation des données ou un examen des scénarios où celles-ci sont collectées.
Pour découvrir comment améliorer le taux de succès de vos projets, téléchargez gratuitement l'étude d'Hexagon et du Project Management Institute, "The Secrets of High-Peforming Projects".
[1] Google Ngram, https://books.google.com/ngrams/graph?content=transformation+num%C3%A9rique&year_start=2000&year_end=2019&corpus=fr-2019&smoothing=3
[2] Deloitte, Digital Maturity Index Survey 2022, https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/Deloitte%20Digital%20Maturity%20Index-Survey%202022.pdf
[3] Morain, C. O. (2023, May 9). Employees Are Losing Patience with Change Initiatives. Harvard Business Review. https://hbr.org/2023/05/employees-are-losing-patience-with-change-initiatives
[4] Deloitte, ibid.
[5] Ducellier, P. (2022, July 29). Transformation numérique : les entreprises françaises dans le peloton de queue européen. LeMagIT. https://www.lemagit.fr/actualites/252523315/Transformation-Numerique-les-entreprises-francaises-dans-le-peloton-de-queue-europeen
[6] Franklin, B. (2022, September 27). You can teach a buzzword new tricks: Why the meaning of “digital transformation” is evolving. Google Cloud Blog. https://cloud.google.com/blog/transform/the-meaning-of-digital-transformation-is-changing
[7] Murty, R. N. (2022, November 1). How Much Time and Energy Do We Waste Toggling Between Applications? Harvard Business Review. https://hbr.org/2022/08/how-much-time-and-energy-do-we-waste-toggling-between-applications#:~:text=The%20Toggling%20Tax&text=Before%20you're%20prepared%20to,switching%E2%80%9D%20%E2%80%94%20is%20cognitively%20taxing.
[8] L’intégration entre applications reste un défi pour 80% des entreprises, CIO online, 2023. https://www.cio-online.com/actualites/lire-l-integration-entre-applications-reste-un-defi-pour-80-des-entreprises-14760.html
[9] Ecosys & Project Management Institute, Research Report: Secrets of High Performing Projects, June 2021 https://resources.ecosys.net/featured-content/research-report-secrets-of-high-performing-projects#main-content