SAP et les pièges cachés de ses contrats Cloud
Le diable est dans les détails : quand transparence et contrôle de la gestion des licences SAP deviennent essentiels.
" Dans les contrats et conditions générales, attention aux clauses rédigées en petits caractères !" Tout le monde le sait et pourtant cette mise en garde est souvent négligée. Dans le contexte d'investissements stratégiques comme ceux des logiciels SAP ERP, cela peut coûter très cher. C'est précisément ce que souligne un récent rapport du cabinet d'analyse Gartner, qui met en lumière les risques liés aux licences SAP. Intitulé "Avoid These Licensing and Pricing Pitfalls When Negotiating SAP Deals", ce rapport détaille les principaux obstacles rencontrés par les organisations dans le cadre de l'octroi de licences et des négociations tarifaires.
SAP, le Cloud et la complexité de ses modèles de licences
SAP reconnaît que son avenir repose sur le Cloud et encourage activement ses clients à adopter RISE with SAP, une offre qui vise à faciliter cette transition. L’éditeur propose des contrats Cloud à long terme avec des options attrayantes. Cependant, Gartner ne manque pas d’émettre des critiques sur cette approche, soulignant que ces offres mènent souvent à des modèles de licences complexes et à des engagements contractuels de cinq ans ou plus, sans ventilations de prix suffisamment claires. Cette opacité, combinée aux conditions contractuelles souvent rigides, peut à long terme compromettre la visibilité des coûts, alors même que SAP incite ses clients à passer au Cloud.
Quand RISE with SAP s’invite dans les débats de la Convention USF
Le choix du bon modèle de licence et la gestion des contrats SAP suscitent interrogations et préoccupations, comme on a pu l’observer lors de la Convention USF en octobre dernier. En plus des défis techniques posés par la migration vers S/4HANA, les discussions ont porté sur la rédaction des contrats et l’octroi des licences adéquates. Optimiser les licences basées sur les autorisations, c'est-à-dire les licences S/4HANA Cloud ou RISE with SAP devient incontournable pour assurer l’adéquation avec les besoins des entreprises et renforcer la sécurité des investissements dans le Cloud. Vous pouvez consulter ce blog sur le sujet.
Les clients face à l’opacité des coûts et à leur dépendance envers SAP
Les critiques pointent un manque de transparence dans la structure des coûts et une incertitude quant aux services effectivement inclus dans les packages SAP. Les clients s’interrogent sur les choix de migration et le moment opportun pour faire évoluer leurs systèmes, hésitant souvent entre une transition vers S/4HANA ou un passage direct à RISE with SAP. À cela s'ajoute une inquiétude croissante concernant la dépendance exclusive à SAP pour l'infrastructure Cloud, les licences et le support.
Les recommandations de Gartner
Pour mieux contrôler les coûts pendant la durée des contrats, Gartner recommande aux entreprises de négocier une structure tarifaire parfaitement transparente. L’analyste met également en garde contre le risque de coûts indirects, dus notamment aux intégrations de systèmes tiers ou à l’adaptation des métriques de licence et des unités de gestion des stocks (SKUs), sources des dépenses inattendues. Le modèle FUE (Full Use Equivalent) en particulier, ajoute une couche de complexité ; il évalue les besoins en licences à travers différents rôles et droits d'utilisateurs SAP et peut conduire à un besoin supérieur en licences.
Des outils et des services tiers de gestion des actifs logiciels (SAM) sont nécessaires pour gérer les licences et évaluer les besoins. Gartner mentionne la solution SAM d’USU comme l'une des trois plus couramment utilisées dans le secteur.
Coûts imprévus dans les contrats Cloud SAP
Gartner souligne également que SAP augmente régulièrement les frais de maintenance et de Cloud, en les indexant souvent sur les indices d’inflations, ce qui complexifie la prévision budgétaire stratégiques. Les contrats de services Cloud SAP, d’une durée souvent étendue à cinq ans, incluent régulièrement des prix groupés. Bien que ces prix semblent fixes pour la durée de l’abonnement, une augmentation annuelle de 3,3 % est souvent appliquée, mais rarement indiquée dans le bon de commande. Cette pratique inhabituelle dans le secteur empêche une estimation claire de la valeur totale du contrat.
Enfin, le modèle de tarification par niveaux pratiqué par SAP comporte un risque de sur-licensing. Pour obtenir des remises, les entreprises achètent parfois des licences supplémentaires, ce qui conduit souvent à un surplus de licences alors non utilisées ("shelfware"), amenant ainsi du « gaspillage » en termes de coûts de licences.
Conclusion : Misez sur la vigilance et l’accompagnement pour l'achat de licences SAP
Les constatations faites à l’USF confirment pleinement les conclusions du rapport : de nombreux clients SAP expriment un besoin d’accompagnement sur les questions de licensing et de transition vers le Cloud. En particulier pour les migrations vers S/4HANA ou RISE with SAP, les entreprises recherchent à la fois un soutien face aux défis techniques et du conseil pour éviter les coûts imprévus.
Chez USU, nous recommandons une attention particulière lors de la négociation des contrats à long terme : il est essentiel d’évaluer précisément les coûts en consultant la liste de tarifs SAP ou en demandant des tarifs individualisés, tout en prenant en considération des augmentations annuelles pour les services Cloud. Les utilisateurs SAP attendent des solutions concrètes et une orientation claire pour faciliter la migration technique, mais aussi pour garantir une transparence totale sur les licences et préserver une flexibilité durable.
Estéban Rautureau, Sales Engineer, Expert en licensing SAP