Proposé par OpenText

Réforme de la facturation électronique : quels critères retenir lors du choix de votre solution de facturation électronique ?

Dans moins de 16 mois, entrera en vigueur la réforme de la facturation électronique française intégrant une obligation de facturation électronique (e-invoicing) et une obligation de transmission des transactions (e-reporting).

Les entreprises se préparent à cette réforme qualifiée par les experts en la matière de « révolution » en réalisant d'abord l'étude de l'impact de la réforme (un diagnostic 360°) sur leur processus de facturation mais aussi les données de facturation et de paiement, rédigent leurs expressions de besoins et définissent les critères à retenir pour le choix de leur prestataire de service de facturation électronique/solution de facturation électronique. Sans être exhaustif, nous reprenons ici quelques critères qui nous semblent importants à retenir.

Réforme de la facturation électronique : quels critères retenir lors du choix de votre solution de facturation électronique ?

Un expert en e-invoicing et e-reporting

Le choix d’un prestataire qui propose une solution technique répondant aux besoins de votre entreprise est sans aucun doute un des premiers critères à considérer, mais la connaissance et l’expertise métier et fiscale de cette réforme n’est pas à négliger et peut même être primordiale. Pour aider les entreprises à avoir toutes les cartes en main dès le début de leur processus de réflexion, les experts OpenText animent depuis le début de l’année 2022 une série de webinaires sur le sujet de la facturation électronique. Au cours de ces « Paroles Expertes », sont abordés les différents enjeux de cette réforme pour les entreprises au quotidien, tout comme les outils à leur disposition.

Un diagnostic de l’existant

Le diagnostic de l’existant plus communément appelé « diagnostic 360° » est l’une des premières étapes réalisées par les entreprises afin d’évaluer l’étude d’impact de la réforme sur les processus de facturation entrante et sortante. Cette étape passe obligatoirement par le contrôle de présence et de la qualité des données issues des systèmes d’information de l’entreprise avec celles attendues par l’administration fiscale et détaillées dans les textes réglementaires et les spécifications externes. Il s’agit là d’une étape chronophage pour les entreprises car les données (générales, conditionnelles et optionnelles) exigées pour chacun des flux de facturation et d’e-reporting se comptent en centaines, et il est de même pour les règles de gestion. C’est la raison pour laquelle les experts en analyse de données comme OpenText proposent aux entreprises un service d’analyse des données. Il s’agit là d’un service qui est le plus souvent proposé indépendamment de la solution de facturation électronique.

Une gestion de projet agile et s’adaptant aux contraintes de l’entreprise

Dès juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir des factures d’achat au format électronique. Pour les factures sortantes, les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique dès juillet 2024, les ETI seront concernées à partir de janvier 2025, et les PME et TPE, à compter de janvier 2026.

Le calendrier de la réforme est un vrai casse-tête pour les grands groupes disposant d’entités juridiques de différentes tailles dès lors que ces dernières doivent tenir compte de ce point pour définir le périmètre et le nombre de projets à mettre en place. Le choix d’un prestaire de service comme OpenText, pouvant proposer aux entreprises une gestion de projet flexible et agile et s’adaptant à l’organisation de l’entreprise est un critère à retenir pour le choix de votre prestataire de solution de facturation électronique. 

Une plateforme robuste

On estime le nombre annuel de factures émises en France à environ 2,5 milliards[1]. Ce volume de factures transitera via le PPF (Portail Public de Facturation) et les PDP (Plateforme de Dématérialisation Factures) qui seront au nombre très limitées. OpenText (candidat PDP) dispose déjà d’une plateforme robuste sur laquelle transite déjà des centaines de millions de documents électroniques dont les factures électroniques. Ainsi, un autre critère à retenir pour le choix de votre solution de facturation électronique porte sur la capacité de votre prestataire à vous proposer une plateforme qui prendra en charge votre volume de facturation.

Un expert en intégration et en mapping

La réforme de la facturation électronique perçue comme une réforme complexe par les entreprises se matérialise sous forme de diverses obligations. Parmi celles à respecter, on peut citer par exemple le format spécifique des factures ; celles-ci devront être transmises dans l’un des formats du socle minimum (en Factur-X, UBL ou CII) ou d’autres formats structurés pris en charge par les futures PDP. Le choix d’un prestaire de service comme OpenText ayant la capacité de prendre en charge des formats structurés hors ceux du format du socle minimum est un critère à retenir pour le choix de votre prestataire de solution de facturation électronique. 

Un prestataire de service candidat pour être PDP

Pour se faire accompagner dans cette évolution, les entreprises ont deux choix possibles : faire appel à des opérateurs de dématérialisation (OD) ou à des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Même si aucune liste officielle n’a été mise en place par l’administration fiscale en ce qui concerne les opérateurs qui envisagent de devenir PDP, un certain nombre d’entre eux, dont OpenText, ont annoncé leur volonté pour devenir PDP.

Un prestataire de service opérant à l’international

Si la réforme française est un sujet d’actualité pour les entreprises qui opèrent en France, il faut aussi s’intéresser à l’actualité internationale très mouvementée (notamment le projet de directive européenne nommée VAT in Digital Age – VIDA) qui peut impacter les entreprises françaises directement via une présence ou évolution internationale ou indirectement via des clients et fournisseurs hors France. Là encore, le choix d’un prestataire comme OpenText disposant d’une solution conforme dans 48 pays et pouvant accompagner votre activité internationale est un critère à retenir lors du choix de votre solution de facturation électronique.

D’autres besoins et critères

Afin d’aider les entreprises à se préparer à cette révolution, nombreux sont les acteurs spécialisés qui fournissent d’ores et déjà des solutions sur mesure et faciles à implémenter pour les entreprises, afin que celles-ci soient prêtes pour 2024. OpenText propose un large éventail de services, notamment ceux listés ci-dessus, mais d’autres peuvent également vous êtes présentés par les équipes françaises pour répondre à vos besoins spécifiques.

N'hésitez pas à vous inscrire pour participer aux Paroles expertes ou pour visualiser les précédentes éditions. Ce module de rencontres virtuelles vous aidera à bien vous préparer à cette imminente réforme capitale, et à prendre les bonnes décisions au bon moment.

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