Obligation d'e-facturation : quelle stratégie pour anticiper 2024 ?
A compter du 1er juillet 2024, l'obligation de facturation électronique introduite par l'ordonnance du 15 septembre 2021 commencera à produire ses effets pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Entre contrainte règlementaire et opportunité de digitalisation, Mekki Ben Othman - Senior Product Manager chez Basware - nous livre son analyse sur ce changement souvent mal appréhendé par les entreprises françaises.
Pour Mekki Ben Othman, « la facturation électronique constitue la base idéale pour automatiser le traitement d’un grand nombre de tâches de gestion chronophages »
Un point sur les obligations
Selon la taille de votre entreprise et selon que vous émettez ou recevez des factures en France, le mandat de facturation électronique s'imposera à vous entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. « Avec un déploiement étalé dans le temps, le dispositif laisse une marge de manœuvre pour trouver les financements et exécuter le projet de transformation » constate Mekki Ben Othman. « Mais dans le même temps, sa complexité génère des incompréhensions ».
A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront être en mesure de recevoir des factures électroniques B2B selon les spécifications du mandat lorsque l'émetteur de la facture en fait la demande. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise. A cette date, vous devez donc être prêt à recevoir et traiter les factures dans les formats autorisés (UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X), et être en mesure d’échanger les éléments obligatoires relatifs à leur statut.
Pour les grandes entreprises de plus de 5000 employés générant plus de 1,5 milliards d’euros de chiffre d’affaires, la transmission devient également obligatoire dès le 1er juillet 2024. Quant aux ETI et PME, l’échéance est repoussée respectivement au 1er janvier 2025 et 2026. « Cela signifie qu'au plus tard en 2026, les factures papier et sous format PDF simples ne seront plus valables en France pour la facturation électronique B2B nationale » résume le responsable EMEA. « Les entreprises doivent dès à présent se préparer à gérer la complexité de ce déploiement graduel ».
« L'écosystème Basware Network limite la complexité du dispositif d’e-facturation et offre des services essentiels pour réaliser sa transition, qu’il s’agisse de la gestion des formats, des données et des flux. »
Choisir le bon partenaire pour se préparer au changement
A l’heure où les modalités techniques de mise en œuvre de la règlementation sont encore incomplètes et où l’interopérabilité entre PDP est en train de prendre forme, Basware Network travaille sur un modèle permettant d’anticiper la transition dans les meilleures conditions. « Notre volonté est de limiter l’impact du mandat sur les flux de nos clients » confirme Mekki Ben Othman.
Reconnu comme leader en matière de facturation électronique et de solutions procure-to-pay, Basware est en train de mettre à jour sa solution Network pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire officielle (PDP) dans le cadre du mandat français. « Notre préoccupation est double : accompagner nos clients pour réussir les défis de la e-facturation et prendre en charge leurs flux afin de simplifier les transactions » poursuit le responsable EMEA. « Le tout en s’assurant que la facture parvienne au client dans le bon format, afin de garantir la conformité au dispositif mais également profiter des avantages de l’automatisation des processus financiers ».
Outre sa connaissance du marché Français, Basware se démarque par sa dimension internationale. Ne perdons pas de vue que les transactions avec des opérateurs établies à l’étranger seront également soumises à une obligation de « e-reporting », impliquant la transmission à l’administration de certaines informations (montant de l’opération, TVA facturée…). La faculté de Basware à mettre en place des modes de facturation classiques ou via un contrôle transactionnel continu partout dans le monde constitue un avantage concurrentiel fort pour une grande entreprise qui s’exporte.
Les solutions Basware Network constituent un tremplin pour accélérer le passage à la facturation 100% électronique tout en assurant sa conformité à la règlementation propre à chaque état en matière de formats, processus et normes d’archivage.
La e-facturation : une opportunité de moderniser les processus procure to pay
Au-delà des aspects réglementaires, l’obligation de recevoir et d’envoyer les factures au format électronique constitue une opportunité de moderniser vos processus internes de gestion de la comptabilité fournisseurs. « En plus d’être chronophage, le traitement manuel des factures papier génère des erreurs de saisies, des rapprochements de factures fastidieux et un manque de visibilité globale sur le statut des factures » souligne Mekki Ben Othman.
La facturation électronique constitue la base idéale pour automatiser le traitement d’un grand nombre de tâches telles que le rapprochement des factures et bons de commande, la conversion des formats ou encore la gestion des exceptions. Loin de reléguer le rôle des comptables au second plan, « l’automatisation est aussi un moyen de recentrer leur intervention sur des tâches à plus forte valeur ajoutée » précise le Senior Product Manager.
« La facturation électronique constitue la base idéale pour automatiser le traitement d’un grand nombre de tâches telles que le rapprochement des factures et bons de commande, la conversion des formats ou encore la gestion des exceptions »
Aller plus loin en exploitant des outils d’analyse financière
La digitalisation des factures est aussi un moyen de tirer pleinement parti de vos données financières et d’éviter les pertes de temps causées par la création de rapports manuels. Basware Analytics livre des informations précieuses sur l'ensemble de vos données financières, en priorisant les opportunités d'optimisation des processus, d'économies et de croissance.
Pour Mekki Ben Othman, « le recours à l'intelligence prédictive constitue une étape supplémentaire en montrant aux utilisateurs l’utilité et la valeur des informations que recèlent les données. » Par exemple, l’algorithme d’analyse prédictive Basware identifie les factures risquant d’être payées en retard. Une véritable arme pour anticiper les prises de décision et se démarquer de la concurrence.