Entreprises axées projets: les 3 défis des DSI - et comment ils peuvent reprendre la main
Les "entreprises axées projets", dont l'activité consiste à mener divers projets à bien, se retrouvent dans des secteurs très différents : construction, énergie, industrie... Mais, derrière cette diversité, leur DSI font face à des défis communs.
Un rôle d’impulsion, d’intégration et d’intendance
Aujourd’hui, l’un de ces défis principaux est lié à l’adoption de l’innovation.
C’est une attente de plus en plus forte envers la DSI : 86% de leurs responsables informatiques disent se voir chargés d'un rôle croissant d'impulsion de l’innovation et de la transformation digitale.
Mais, dans des entreprises constamment “en mode projet”, cette attente s’accompagne d’une forte pression pour que l’innovation soit rapidement intégrée aux applications existantes et source d’excellence opérationnelle. 76% des DSI se disent en peine de trouver l’équilibre entre l’adoption de l’innovation et son intégration aux opérations.
Le tout-à-l’ERP : une stratégie (souvent) vouée à l’échec
Or, cette intégration à l’existant représente aujourd’hui un poids significatif, tant en matière d’effectifs que de moyens. Selon une étude récente, les équipes IT passent 40% de leur temps à développer et tester des intégrations entre les différentes applications.
Ce rôle de “grand intégrateur” est particulièrement important - et complexe - dans les entreprises de projets.
L’absence de connexions entre les différentes sources d’information - ERP, gestion de projet, budget, suivi des temps etc. - y est en effet particulièrement dommageable. Elle crée des silos, des retards et des doubles saisies manuelles redondantes et sujettes à erreur. A terme, ces facteurs se traduisent par des retards de livraison, coûts imprévus ou pénalités.
D’où la tentation de tout centraliser du côté du logiciel de gestion, l’ERP. Mais, historiquement conçus pour le secteur manufacturier, les ERP restent plus adaptés à la gestion de l’entreprise elle-même qu’à ses projets : “si un ERP peut gérer l’angle financier, il est peu adapté aux exigences spécifiques des entreprises axées projets : gestion des étapes de projets et dépendances, collaboration, priorisation des ressources ou encore détection en amont des risques de retard ou de surcoûts” explique Jean-Luc Ozoux, Manager Pre-sales au sein d’Hexagon.
L’éclatement des solutions côté projet, sujet fréquent de frictions
Ces limites se trouvent reflétées dans l’éclatement des solutions et applications côté organisation de projet (PMO).
Non seulement la gestion des différents aspects des projets se fait via une multitude de solutions différentes, mais ces solutions varient souvent d’un projet à l’autre. Selon une étude récente du Project Management Institute pour EcoSys, seules 4 entreprises axées projet sur 10 disent qu’elles utilisent les mêmes solutions logicielles pour tous leurs projets. Pour les autres, les solutions varient selon le domaine (23,6%), des engagements contractuels (9,5%) et même… les préférences personnelles du chef de projet (8,3%).
Et ce n’est que la partie visible : même dans les entreprises gérant des projets à grande échelle, le fichier Excel fait de la résistance. Dans plus d’une entreprise axée projets sur deux, il sert à gérer au jour le jour des dimensions aussi cruciales que le planning du projet ou son budget.
La solution : super-connecteurs - ou équipes super-connectées ?
Mais, comme toute pratique de “Shadow IT”, l’emploi de fichiers Excel est souvent le symptôme plutôt que le mal : celui d’un décalage entre les outils et les besoins.
Comment les DSI peuvent-ils le combattre ? Une partie de la réponse est technologique. Les logiciels d’EPP (pour Entreprise Project Performance) peuvent jouer le rôle de “super-connecteurs”, offrant les fonctionnalités attendues côté projets, tout en étant nativement conçus pour se connecter facilement à des applications tierces, notamment les ERP. Ces solutions sont également hautement configurables et évolutives, ce qui permet d’alléger la charge qui pèse sur les équipes informatiques internes.
La réponse n’est toutefois pas uniquement technologique : beaucoup de facteurs humains entrent aussi en ligne de compte. Des relations distendues et peu proactives entre DSI et PMO, des équipes IT peu intéressées à la réussite des projets, des rôles et responsabilités mal définies entre PMO et DSI sont autant de facteurs qui engendrent des taux d’échecs élevés sur les projets que livre l’entreprise.
La solution à ces problèmes n’est pas technologique, mais organisationnelle. Et pour y répondre, c’est aux DSI qu’il incombe de reprendre la main.