Digitalisation de la comptabilité fournisseurs : DSI et DAF main dans la main
Document commercial, comptable et fiscal de référence, la facture est un élément clé du suivi des dépenses et de la gestion des finances de l'entreprise. C'est pourquoi la digitalisation de la comptabilité fournisseurs, qui favorise l'optimisation du traitement des factures et la fluidité du processus d'approbation, participe au renforcement de l'efficacité des Directions financières.
La transformation digitale de la fonction finance n’est pas chose nouvelle ; cependant, cette tendance de fond s’est nettement accélérée au cours des derniers mois. Nombre de directions financières cherchent désormais à dématérialiser rapidement leur processus de facturation pour accompagner le développement du télétravail, disposer d’informations viables et immédiates et anticiper l’obligation légale du passage à la facturation électronique entre entreprises dès 20231.
Si la nécessité d’un tel projet ne fait guère de doute, sa réussite suppose une collaboration active entre la Direction financière et la DSI, depuis la phase de conception jusqu’au déploiement. Cela afin d’éviter les écueils d’un mauvais cadrage tels que les surcoûts, les dépassements de délais, les insatisfactions, voire le non-aboutissement.
Retour sur les atouts de la digitalisation de la facturation fournisseurs et sur les points d’attention à prendre en compte avant d’initier un projet aussi stratégique que structurant pour l’entreprise.
Digitalisation de la comptabilité fournisseurs : une transformation essentielle
Volumes de factures papier importants, erreurs et exceptions récurrentes ou délais de paiement qui s’allongent, l’inefficacité des processus de comptabilité fournisseurs fragilise le pilotage opérationnel et stratégique des opérations financières. Soulageant ces processus sous tension, la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures contribuent à réduire les tâches manuelles et à fluidifier les workflows de validation, pour une mise sous contrôle des dépenses directes et indirectes. Les équipes comptables disposent dès lors d’une visibilité de bout en bout sur le traitement des factures, qui permet la détection des points bloquants et des zones de risque. Plus agiles, elles peuvent ainsi garantir le respect des délais de paiement et préserver la réputation de l’entreprise, renforcer son écosystème fournisseurs et sécuriser l’ensemble de la supply chain.
Ainsi, avec des taux de rapprochement automatiques commande-facture pouvant atteindre 70 % et la diminution des exceptions, les équipes comptables sont libérées de tâches répétitives. Elles disposent dès lors de plus de temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi de la performance des fournisseurs ou l’analyse des données.
À terme, pour l’entreprise, la modernisation de ses processus comptables se traduit par une importante réduction de coûts. Selon une étude réalisée par Billentis2, le traitement manuel des factures entrantes coûte en moyenne 17,60 € par facture aux organisations, depuis la personne qui ouvre l’enveloppe jusqu’au comptable qui la traite, en passant par l’opérateur qui saisit les données. Un coût qui tombe à 6,40 € lorsque l’intégration de la facture et de ses informations est automatisée.
Si les bénéfices de la transformation de la comptabilité fournisseurs sont nombreux et avérés, il s’agit d’un projet d’envergure pour une entreprise, tant par sa transversalité et sa criticité métier que par le changement qu’il induit. Dès la phase de conception, en amont même de la sélection d’une solution, le partenariat DAF/DSI se révèle essentiel pour un alignement interne sur les besoins, les objectifs ou la méthodologie.
Digitalisation de la comptabilité fournisseurs : la phase amont du projet, clé de sa réussite
Gardienne de la sécurité des données et garante de l’intégration des solutions au sein du système d’information global de l’entreprise, il est primordial d’associer la DSI au projet dès la phase préparatoire pour veiller à sa bonne intégration dans la stratégie digitale de l’entreprise. Elle peut ainsi bien cerner les enjeux et objectifs de la DAF et anticiper les implications pour les autres Directions métiers. En clair, l’établissement de la collaboration DAF/DSI dès le départ est un facteur clé de succès de tout projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs.
C’est pourquoi il est capital que la direction des systèmes d'information joue pleinement son rôle auprès de la Direction financière et l’aide à cadrer rigoureusement sa démarche de transformation digitale. Quatre étapes, résumées chacune par une question, rythment leur collaboration.
À quel enjeu répond le projet de digitalisation ? Cette étape correspond à la formalisation des objectifs de la Direction financière. L’expertise de la DSI aide la fonction finance à envisager tous les aspects de son projet de transformation.
Quel est le besoin fonctionnel permettant d’orienter le choix de la solution ? Par exemple, il importe pour cadrer le projet de préciser si la priorité du DAF est plutôt la mise en œuvre de flux de réception de factures électroniques, l’augmentation du volume de factures électroniques traitées, l’automatisation du rapprochement entre les commandes et les factures, la réduction des exceptions ou encore la gestion des factures sans commande.
Quelle gouvernance, quel accompagnement et quelle organisation de projet mettre en place ? Un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs concerne de nombreux métiers : achats, finances, production, logistique… sans oublier les utilisateurs et les fournisseurs, parties prenantes dans la réussite du projet. C’est pourquoi la question de la composition du groupe projet et celle de son pilotage doivent être envisagées avec le recul nécessaire. Certaines entreprises opteront pour un accompagnement par un cabinet de conseil pour faciliter la prise de décisions dès la phase de cadrage. Le montant du budget alloué comme le choix de l’entité chargée du pilotage et de la mise en œuvre du projet sont aussi des points importants sur lesquels statuer.
Quel déploiement, pour quelle échelle ? L’élaboration d’un core model établi dans le cadre d’un partenariat étroit entre la DSI et la fonction finance permet de définir avec précision le périmètre impacté, d’identifier les contraintes d’intégration avec le système informatique existant, ERP ou logiciels en place, et de planifier les étapes de déploiement en fonction du contexte de l’entreprise.
La digitalisation de la comptabilité fournisseurs représente un véritable projet d’entreprise dont de nombreuses Directions métiers tireront profit. Nourrie par une expertise complémentaire, la collaboration DAF/DSI se révèle essentielle lors du choix de la solution et de son déploiement, deux temps qui vont fortement contribuer à l’adoption de la solution, en complément des dispositifs de change management. Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques et questions à se poser en amont d’un projet de digitalisation de la facturation fournisseurs, consultez le Guide Pratique.
1Loi de finance pour 2020 du 28 décembre 2019
2 Billentis e-Invoicing report, 2016