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Maîtrise des coûts et valeur des SI : comment s'y prendre ?

Joachim Treyer - Associé du cabinet Cost House

Face aux incertitudes économiques actuelles, la maîtrise des coûts du SI redevient une des priorités des DSI. Pour autant la maîtrise des coûts doit s'accompagner d'une création de valeur pour les métiers de l'entreprise.

Le système d'information contribue intimement au fonctionnement des métiers de l'entreprise. Il est indispensable de connaitre et donc de mesurer la quote-part des coûts de la DSI dans le coût des produits et services de l'entreprise.

La nécessité d'un catalogue de services orienté clients

La mesure des coûts du SI supportés par les métiers de l'entreprise nécessite en premier lieu de mettre en place un catalogue de services de la DSI. Ce catalogue doit permettre aux métiers d'avoir une vision claire des services mis à leur disposition par la DSI et des coûts de ces services. Les services du catalogue doivent être parlants pour les métiers et ne pas s'appuyer sur des notions « IT » que les métiers ne peuvent appréhender. Le catalogue proposera par exemple la mise à disposition d'applications métier (messagerie, gestion de la paie, forces de ventes,...) plutôt que la fourniture de serveurs ou de capacités réseau.

Le rôle d'un référentiel économique

La mise en oeuvre d'un référentiel économique, typiquement au travers d'une approche ABC (Activity Based Costing), consiste à modéliser le fonctionnement de la DSI sous la forme d'un ensemble d'activités organisées en processus. Les processus du référentiel économique fournissent les services du catalogue. Le « modèle de benchmarking des coûts informatiques » du CIGREF constitue une base intéressante pour la mise en place d'un tel référentiel.

Selon l'approche ABC, les différentes activités du référentiel consomment des ressources (jours / hommes, achats, locations, maintenance) représentant le budget complet de la DSI. Ces activités sont, à leur tour, consommées par les services du catalogue. La consommation des activités par les services se mesure au travers d'inducteurs d'activités qui sont des unités d'oeuvre techniques adaptées au métier de la DSI.

Cette démarche, qui induit un rapprochement fort entre « technique » et « économique », permet dès lors de calculer finement les coûts de chaque activité, de chaque inducteur et, au final, de chaque service du catalogue.

La DSI dispose alors d'une mesure des coûts à deux étages : le premier étage, les activités, lui permet de maîtriser ses coûts en les suivant dans le temps, en les comparant à des valeurs de benchmark et en identifiant des leviers de productivité lors des phases d'analyse. Le deuxième étage, les services, permet de communiquer aux clients de la DSI (les métiers) une vision claire des coûts des services qu'ils utilisent, s'appuyant sur des notions qu'ils comprennent (mise à disposition d'un poste de travail, mise à disposition d'une application, ...).

De la maîtrise des coûts à la valeur du SI

Le catalogue de services supporté par le référentiel économique constitue l'interface, ou le pivot, entre la DSI et ses clients.

La fourniture de services SI pour les différents métiers de l'entreprise doit avoir une valeur en contrepartie du coût qu'elle représente. Les services du catalogue étant cohérents par rapport aux métiers des clients, ces derniers sont à même d'en apprécier la valeur. L'analyse de la valeur consiste à effectuer une comparaison croisée de la valeur perçue par le client de chaque service. Cette analyse permet ainsi de déterminer le poids de chaque service au regard de la valeur globale des services du catalogue.

La comparaison, pour chaque service, du poids en terme de valeur par rapport au poids en termes de coûts permet de mettre en évidence des pistes d'amélioration focalisées sur les services ayant le ratio « valeur / coût » le plus faible. Une telle approche « analyse de la valeur » permet d'optimiser les coûts de la DSI et la valeur créée pour les clients.

Conclusion

Il apparaît clairement que la mesure de la valeur du système d'information constitue, en complément de la mesure des coûts, un enjeu majeur pour le pilotage de la performance de la DSI.

Un projet de mise en place d'un référentiel économique constitue souvent, pour une DSI, la première étape nécessaire pour le pilotage et la maîtrise des coûts. Des chantiers d'analyse de la valeur, de gestion de portefeuille projets ou d'évaluation du capital immatériel SI permettent, en complément, d'intégrer la dimension « valeur » et de positionner justement la DSI en tant que contributeur à la génération de valeur pour l'entreprise.

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