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La gestion efficace des emails, un vrai casse tête pour les entreprises.

François Provost - Directeur des Opérations pour l'Europe du Sud et l'Afrique de GFT inboxx

La mauvaise gestion de la messagerie électronique est une source importante de perte de productivité.

L'email est devenu le premier moyen de communication professionnel et souvent par faute de temps et face à l'afflux d'emails, la plupart des employés n'ont pas les bons réflexes pour gérer leur messagerie, ce qui entraine souvent des problèmes d'organisation du travail et un manque d'efficacité. Les entreprises ont pris conscience de cet enjeu et mettent parfois des solutions plutôt originales en place pour optimiser la gestion du temps face à l'email.

D'abord il y avait les initiatives très médiatisés chez Intel et Deloitte & Touche comme les "vendredis sans mails" ("No e-mail Fridays") et les "Mardis tranquilles ("Quiet time Tuesdays"), et maintenant, les ingénieurs chez Google viennent de mettre au point un outil pour les accrocs de l'email ("e-mail addict" tool) qui permet aux utilisateurs de fermer l'accès à leur compte email pour des périodes de 15 minutes. Cette fonctionnalité, qui est en train d'être testé, se présente comme un outil pour accroître la productivité.

Je suis toujours étonné de constater que des outils qui préconisent l'immobilisation de l'email sont vantés comme des moyens d'améliorer la productivité. La messagerie électronique est sans doute un de nos plus grands atouts dans le milieu professionnel et restreindre son utilisation semble contredire les raisons pour lesquelles cet outil a été créé.

En effet, la gestion de l'email peut être un fardeau pour les salariés, mais de telles initiatives n'aident pas à résoudre le problème. Le fait d'arrêter l'accès au système de messagerie pendant 15 minutes n'empêchera pas le flux des communications - les salariés vont tout simplement être obligés de se rattraper après. Surtout dans un contexte où la réactivité est capitale et où l'email occupe une place stratégique comme dans la relation clientèle par exemple, pouvoir traiter des emails importants de façon rapide est primordial D'ailleurs, dès que vous êtes lancé dans la rédaction d'un email, combien de temps vous prend-il pour vous replonger dedans après avoir été interrompu ?

Vu que les salariés gaspillent beaucoup de temps essayant de gérer leurs emails et de respecter les limites imposées par leur entreprise, ne serait-il pas plus utile dans un premier temps d'éduquer les utilisateurs concernant l'usage approprié de la messagerie (il existe même des stages de formations pour apprendre aux employés à gérer efficacement leurs emails) - ce qui permettrait de réduire des chaînes d'email - et deuxièmement, de déployer une solution robuste d'archivage qui réduit de manière considérable la taille des emails? Sans compter que l'archivage d'emails risque de s'imposer dans les entreprises comme une nécessité pour se protéger contre d'éventuels problèmes juridiques et maintenir la fiabilité de leurs systèmes de messagerie.
Une telle approche limiterait le temps passé par les salariés sur la gestion de leur messagerie, tout en leur laissant bénéficier des avantages d'une communication ouverte et suivie via l'email.

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