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Des systèmes informatiques comptables de 2nde génération pour gérer le fast close

Marc Accos - Directeur Général d'Effisoft

La problématique d'accélération des arrêtés de compte, ou « fast close », n'est plus à poser : elle découle de multiples facteurs comme la pression des marché financiers, le durcissement des contrôles de gestion internes, les nouvelles réglementations en vigueur et autres éléments contribuant à terme à l'engorgement des plannings des services comptables.

Par exemple, l'obligation d'arrêtés souvent trimestriels, est une cause logique de l'augmentation de la charge de travail : les livrables s'enchaînent à des échéances plus courtes ce qui impose des rythmes plus soutenus et la recherche d'une meilleure efficacité.
La rapidité ne doit pourtant pas dégénérer en précipitation ; l'activité de ces services se fait donc impérativement dans le respect de pistes d'audit internes et externes rigoureuses.
Ainsi, le fast close combine deux exigences bien distinctes qui peuvent se résumer par la formule : « aller toujours plus vite mais de façon toujours plus sécurisée. »

Bien-sûr le recours à l'informatique s'avère incontournable. Pourtant les logiciels disponibles sur le marché ne sont pas systématiquement configurés pour gérer le fast close.
Autrefois, les systèmes comptables étaient centralisés et n'avaient pour but que l'automatisation de tâches rébarbatives, ce qui permettait aux décisionnaires de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Le principal atout de ces outils de 1ère génération résidait finalement dans leur capacité à traiter d'importantes masses de données.

Aujourd'hui, ce qui prime, ce n'est plus seulement la quantité d'information gérée mais aussi la vitesse à laquelle plusieurs scenarii de résultats peuvent être obtenus pour une même variable.
L'exemple typique est l'ajustement des provisions techniques : ces dernières correspondent en effet à une part très importante (parfois plus de 50%) du passif du bilan des compagnies d'assurance. Autant dire que leur détermination peut impacter considérablement le résultat d'une société. Dans cette optique, les comptables devraient pouvoir disposer d'outils pointus, capables notamment de calculer les conséquences d'une variation dans le montant des provisions...

Face à ce type de besoins, les systèmes d'information comptables traditionnels, même s'ils savent parfaitement gérer d'extraordinaires volumes de données, peuvent paraître inadaptés. D'où le recours à des solutions de 2nde génération qui permettent à 2 équipes distinctes (l'une pour les arrêtés de compte et donc la gestion de la masse ; l'autre pour le traitement du quotidien qui requiert une plus grande précision de calculs) d'optimiser les process comptables.
Cette pratique va de paire avec la spécialisation des outils comptables (primes, sinistres, réassurance) et leur consolidation dans des systèmes de comptabilité générale, ainsi qu'avec la mise en oeuvre de puissants systèmes de reporting dédiés.

L'idée étant d'aboutir à terme sur une plateforme, composée d'une agrégation de solutions spécialisées, capable de répondre simultanément à de multiples problématiques (comme la rapidité et la sécurité) et de s'adapter le plus efficacement possible aux besoins des utilisateurs.

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