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L'archivage au coeur des enjeux des DSI

Guy HADDAD - Responsable Marketing de Macro 4

Faisons de l'archivage une opportunité à partir des contraintes règlementaires.

L'archivage a toujours été une préoccupation majeure des entreprises qui, pour des raisons diverses, ont dû « empiler » leur patrimoine documentaire et le rendre aisément accessible. Aujourd'hui, l'archivage semble prendre une nouvelle valeur et, grâce à l'évolution des technologies, être plus en phase avec les besoins de partage et d'accès en temps réel à des fonds documentaires historiques.
L'évolution de l'archivage en ligne est également poussée par les processus de modernisation de l'Etat, qui permet aujourd'hui aux entreprises de dématérialiser un ensemble d'échanges, notamment au niveau des factures, à condition qu'il y ait un archivage industriel auprès d'un organisme reconnu. La FNTC oeuvre ainsi à distinguer les tiers archiveurs justifiant des qualités requises.
Mais au-delà des obligations règlementaires en vigueur, l'archivage électronique peut également jouer un rôle de premier plan dans la productivité des entreprises. En effet, il occupe une place importante dans la logique de travail collaboratif et permet de décloisonner l'information en la rendant aisément accessible à l'ensemble des collaborateurs de l' entreprise. Les données doivent alors être structurées, indexées et conservées mais il faut également prévoir leur restitution et leur accessibilité dans un contexte technologique changeant.
Ainsi, les collaborateurs d'une entreprises pourront par exemple accéder à des informations clients (dossiers de constitution...) en temps réel, mieux connaître leurs profils et besoins et donc améliorer leur satisfaction. Nous sommes ainsi bien loin des traditionnels archivages papier ou COLD (archivage de spools d'impression) souvent synonymes de difficultés d'accès aux documents souhaités voire de pertes de dossiers, notamment pour les établissements comptant plusieurs millions clients. La notion de conservation à long terme et d'intégrité du document est également une donnée majeure de l'archivage électronique.
Grâce à des systèmes de GED complémentaires, les entreprises pourront également contribuer à enrichir les dossiers existants et intégrer les modifications lors de archivage. Cette démarche à valeur ajoutée doit être pensée et mise en oeuvre en parallèle pour permettre notamment de faciliter l 'accès aux documents recherchés. L'on comprend dès lors l'intérêt de l' archivage électronique et de son impact sur les résultats opérationnels de l 'entreprise. De plus, il convient de se pencher sur deux autres points stratégiques dans la mise en oeuvre d'un système d'archivage réellement industriel : la sécurité et la disponibilité.
Facteurs clés d'un archivage électronique réussi, les notions de sécurité et de disponibilité des infrastructures d'archivage sont indispensables à plusieurs titres : au niveau réglementaire par exemple ou tout simplement au niveau organisationnel. Ainsi, l'on comprend parfaitement qu'il n'est pas envisageable de donner « libre accès » au patrimoine documentaire de l' entreprise ; l'accès doit être préalablement pensé en fonction des profils. Il convient également de définir quelles pièces peuvent être enrichies et quelles pièces doivent être figées. La signature électronique est également un point clé du processus sécuritaire.
Enfin, la notion de disponibilité immédiate est une donnée stratégique qui justifie souvent le déploiement d'une infrastructure d'archivage électronique. Il est en effet indispensable de s'adapter à un environnement économique changeant et de trouver la bonne information au bon moment et en tout lieu en se débarrassant des problèmes de stockage physique. Un archivage électronique réussi réunit donc des connaissances informatiques, des techniques métier et approches archivistiques et doit prendre en compte les aspects réglementaires de l'archivage. Ainsi, les archives occupent ainsi une place dynamique dans la productivité des entreprises et se débarrassent progressivement d'une image poussiéreuse pour devenir un véritable outil de compétitivité !

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