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Pour une GRH agile, Johnson Controls choisit le SaaS

Roland Karsenty, DRH Opérations Europe et Afrique pour la division Building Efficiency de Johnson Controls

Le mode SaaS a figuré en tête des critères retenus par Johnson Controls pour le choix d'une plateforme technologique lui permettant de faire évoluer son organisation RH et sa gestion des talents. Le groupe industriel américain va déployer en Europe l'application de Workday déjà exploitée par ses employés outre-Atlantique. A terme, les 170 000 employés y auront accès.

PublicitéWorkday, éditeur de logiciels RH en SaaS, a réuni le 16 avril sa communauté française à Paris, sur la conférence Elevate. Plusieurs clients ont apporté à cette occasion leur témoignage et expliqué leur choix de cette solution cloud, parmi lesquels l'industriel Johnson Controls. Ce groupe américain originaire de Milwaukee est investi dans l'efficacité opérationnelle des bâtiments et les équipements pour l'automobile. La logique qui l'a guidé vers Workday a été la sélection d'une plateforme technologique capable de supporter l'évolution de sa fonction Ressources Humaines. « Lorsque l'on décide de transformer les ressources humaines sur une grande entreprise, il faut également clarifier la structure des métiers », a exposé Roland Karsenty, directeur RH Opérations Europe et Afrique, division Building Efficiency. « Cela nous conduit à un catalogue des métiers et les fonctionnalités d'analyse de Workday permettront de nous projeter sur ceux qui, par exemple, évolueront dans le futur, de les regarder sur la partie Talent Management de façon un peu plus visionnaire et plus stratégique ».

Johnson Controls compte 170 000 employés dans 150 pays. Le groupe voulait aussi aligner les processus de sa fonction RH sur les différentes géographiques, notamment le on-boarding (c'est-à-dire l'accueil des collaborateurs qui viennent d'être recrutés), et faire évoluer son modèle de mise en oeuvre (delivery) à travers des centres de services partagés gérant la partie administrative. Partant de là, le groupe a recherché la plateforme technologique la mieux adaptée à son projet. « Le cloud a été le premier critère de sélection de Workday, un véritable SaaS intégré où consolider toutes nos données », a expliqué le DRH Opérations Europe et Afrique. Il fallait aussi que l'application choisie soit accessible sur des terminaux mobiles et innovante.

L'un des intérêts du SaaS, c'est aussi le « cloud to cloud »

Roland Karsenty connaissait l'offre de Workday pour l'avoir déjà retenue en 2010, à la DRH Opérations d'Aviva. Il se souvient que le pari était alors audacieux car le cloud n'avait pas encore gagné les esprits de ce côté-ci de l'Atlantique. En 2012, après avoir réexaminé l'offre SaaS du marché, Johnson Controls retient à son tour Workday dont le « core system » (constitué de la gestion des ressources humaines, des organisations, de la rémunération et des absences) est intégré avec la gestion des talents et les recrutements.

Sur sa conférence Elevate 2015 à Paris, Workday a également fait témoigner ses clients Sanofi et Lafarge. (crédit : LMI)

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Après une phase d'analyse de l'existant (6 à 9 mois), le business case est construit. L'équipe du projet travaille sur les trois axes définis : la transformation des processus RH (on-boarding, gestion des évaluations, paye, etc.), l'organisation en centres de services partagés et, enfin, les éléments technologiques pour construire ces centres de back office et s'ouvrir sur d'autres applications. « L'un des intérêts du mode SaaS, c'est aussi de faire du cloud to cloud », nous a rappelé Roland Karsenty lors d'un entretien. Johnson Controls utilise Salesforce.com pour le CRM et Office 365 de Microsoft sur la bureautique. Il dispose également d'espaces collaboratifs pour faire de la co-innovation avec ses partenaires de l'automobile et réduire la gestion du cycle de vie des produits qu'il conçoit.

Un mode sandbox pour prototyper des processus

Le groupe industriel met la plateforme RH de Workday en production au début de l'année 2014 en Amérique du Nord (Etats-Unis, Canada) et au Mexique. L'application compte à ce jour plusieurs dizaines de milliers d'utilisateurs. « Nous avons maintenant une année de recul, 10 000 employés ont été on-boardés sur l'application et sur le plan qualitatif, nous sommes à risque zéro sur la robustesse de la plateforme », a indiqué Roland Karsenty. La deuxième vague de déploiement va s'effectuer en Europe et la troisième en Asie. « Tout devrait s'échelonner sur 2016. Le nombre d'utilisateurs total prévu lorsque l'ensemble du déploiement sera achevé est de 170 000 ».

Les processus RH évoluent régulièrement. L'un des intérêts d'une plateforme SaaS comme celle de Workday est de proposer un mode sandbox pour prototyper rapidement de nouveaux processus. « Nous n'avons pas besoin d'une armée pour les mettre en place, cette flexibilité et cette autonomie sont extrêmement importantes pour notre agilité », a souligné le DRH. Il est prévu par exemple de créer le processus de gestion de la performance sur l'entretien annuel d'évaluation (préparation, échanges allers/retours sur formulaire, validation, mise en place d'une appréciation, d'un ranking). Les équipes qui managent le SI pour la RH et qui sont « extrêmement fonctionnelles » vont pouvoir le tester sur la plateforme.

Prochaine étape, l'exploitation du Big Data

Parmi les autres fonctionnalités proposées par Workday, Johnson Controls exploite par ailleurs les outils de reporting pour les managers. Ceux-ci disposent ainsi directement d'informations (par exemple sur la masse salariale par business units) jusque-là dispersées sur les différentes géographies. « Le Reporting est l'un des bénéfices très importants que l'on retire de la plateforme ; il nous permet de prendre au quotidien des décisions informées », indique Roland Karsenty.

La prochaine étape, c'est l'exploitation des Workforce Analytics sur lequel le groupe industriel se penche en ce moment. « Que peut-on en faire pour être pertinent ? C'est le véritable sujet », pointe le DRH qui constate que son rôle évolue de la gestion de carrière au conseil de carrière. « Est-ce que nous saurions faire une cartographie sur les métiers de demain ? Comment allons-nous développer nos talents, transformer notre métier ? C'est cela qu'il faut réellement anticiper ». L'exploitation des big data consistera à corréler les données du core system RH avec les données issues de la gestion des talents, des évaluations de performance et de la paie, le tout combiné avec des sources d'informations externes sur les RH, comme celles fournies par les job boards, les réseaux sociaux professionnels ou des cabinets spécialisés en rémunération comme Hewitt, par exemple.

En Europe, 32 pays, autant de législations

Sur les filiales européennes, le déploiement de la plateforme concerne 32 pays, ce qui signifie aussi 32 types de législations, avec des problématiques de gestion du changement à suivre de près. Le plan de transformation et la plateforme technologique doivent être présentés aux instances représentatives du personnel en Europe. Sur les questions de protection des données, toujours délicates, Johnson Controls a bâti un framework qui gère leur confidentialité au niveau de l'entreprise et indique où les données circulent et comment. « L'architecture mise en place est ainsi cohérente, avec un entrepôt de données dans l'entreprise. Nous gardons la propriété de nos données », assure le DRH Opérations Europe et Afrique.

Enfin, le groupe industriel de Milwaukee participe par ailleurs à la communauté rassemblant les clients de Workday. Au-delà de l'échange de bonnes pratiques (sur le module de reporting ou de gestion du changement, par exemple), il contribue aussi à la feuille de route technologique. « Nous l'influençons en indiquant quelles sont les fonctionnalités que nous allons devoir implanter sur les services que nous mettons en oeuvre », apprécie Roland Karsenty.