Isabelle Poulet est adjointe au sous-directeur en charge des projets applicatifs à la Mairie de Paris. Pour optimiser la gestion des projets mais aussi les relations DSI/métiers/fournisseurs, elle a déployé de bonnes pratiques et des outils collaboratifs progressivement en trois ans.
Isabelle Poulet dispose d'une double formation technique et managériale : ingénieur Supélec et DESS de l'IAE Paris. Elle a débuté sa carrière dans l'informatique embarquée militaire et aérospatiale avant d'opérer dans de grands projets publics (Chorus...). En 2007, elle a rejoint la DSTI de la Mairie de Paris où elle est devenu adjointe au sous-directeur en charge des projets applicatifs.
Elle y a notamment travaillé sur la mise en place de bonnes pratiques communes pour optimiser la gestion de projets.
CIO : Pourquoi avez-vous entrepris de travailler sur les pratiques de gestion des projets au sein de la Mairie de Paris il y a trois ans ?
Isabelle Poulet : La Mairie de Paris disposait de nombreux chefs de projets très expérimentés qui n'avaient pas attendu de telles « bonnes pratiques » pour savoir « bien travailler » et réaliser des projets...
La diversité des expériences offrait une vraie opportunité de capitalisation des pratiques et devait nous permettre de gagner en efficacité, notamment pour nos chefs de projets juniors. Nous avons mené un changement progressif, qui n'est d'ailleurs pas achevé.
CIO : Par quoi avez-vous commencé ?
Isabelle Poulet : Nous avons ciblé en premier lieu la standardisation de la contractualisation des projets, très sensible pour nous, car elle définit notre fonctionnement avec le prestataire; puis le dispositif s'est étendu progressivement à la construction des nouveaux projets, puis des trains de maintenance sur l'ensemble du parc applicatif. Pour finalement revenir aux phases amont avec la mise au point en 2010 d'une démarche Design to Cost devant nous permettre de mieux ajuster le périmètre des projets avant leur lancement dans le cadre d'une gestion de portefeuille de projets.
Pour cibler les prestations à intégrer dans le CCTP [Cahier des Clauses Techniques Particulières, description des exigences techniques et fonctionnelles du produit et des prestations projet, NDLR], le chef de projet procède à un premier cadrage du projet avec la MOA. Cela permet de définir la trajectoire, les livrables et les modalités de travail requises pour chaque chantier. Préciser les prestations attendues avec un bon niveau de détail permet au prestataire d'apprécier et d'intégrer très tôt notre mode de fonctionnement. Cette approche nous permet de gagner un temps appréciable pour le pilotage du projet.
Coté fonctionnel, à terme, le Design to Cost a un effet induit de sécurisation du cahier des charges. Il nous permet de définir de façon plus exhaustive et précise les exigences fonctionnelles finalement retenues dans le périmètre de la solution.
La Mairie de Paris a mis en place un outil de gestion opérationnelle du portefeuille de projets et des projets eux-mêmes partagé entre tous les acteurs concernés : maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'oeuvre (DSTI) et prestataires. « La mise en oeuvre a été progressive » se souvient Isabelle Poulet, adjointe au sous-directeur en charge des projets applicatifs à la Mairie de Paris.
L'outil choisi par la Mairie de Paris, One2Team, est installé sur des serveurs locaux (au contraire de la plupart des clients de l'éditeur éponyme qui préfèrent le SaaS) mais reste accessible de l'extérieur, justement pour permettre le partage entre tous les acteurs.
One2Team a d'abord été testé sur le projet RH21 de refonte du SIRH avant d'être utilisé sur Alizé (la refonte de la gestion financière sous SAP) et, progressivement, sur tous les autres projets, au fur et à mesure de la mise en place des pratiques communes.
Les fonctionnalités O2T aussi ont été déployées progressivement. Le « cockpit » de pilotage de One2Team a d'abord été restreint aux seules fiches de reporting des projets. Isabelle Poulet indique : « petit à petit, des fonctions ont été ajoutées : gestion documentaire, gestion des faits, gestion des livrables, des actions et des risques, gestion opérationnelle des bons de commande... ».
One2Team porte également tout le référentiel de « bonnes pratiques » régulièrement amélioré par les retours terrain : plans types, fiches types et documentations des pratiques et règles sur les différents processus projet.
La logique de One2Team étant centrée sur les livrables et le pilotage du projet, le planning de référence initial (avec son diagramme de Gantt) est conçu sur MS Project. Ce planning est ensuite importé dans One2Team sous la forme de listes de livrables planifiés, structurées par chantiers. L'exécution du planning est ensuite surveillée de manière partagée via le suivi des livrables dans One2Team.
Les points projets, au niveau des équipes opérationnelles, reposent sur l'utilisation de O2T pour gérer les livrables, les actions et les faits. Ils permettent d'instruire et « remonter » les risques ou arbitrages non gérables à leur niveau. Les décisions ou arbitrages sont pris dans le comité traitant du périmètre concerné (trajectoire projet, points fonctionnels ou techniques)
Quelque soit le niveau de suivi, le même outil est utilisé. Il y a donc une cohérence totale des données prises en compte par chaque acteur : tout le monde parle de la même chose mais dans son propre langage et avec ses propres préoccupations.
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