Le cabinet d'études et de conseils Lecko met en avant, dans sa quatrième étude sur les RSE, le besoin d'urbanisation des outils.
Le cabinet d'études et de conseils Lecko (ex-Useo) vient de publier la quatrième édition annuelle de son étude sur les réseaux sociaux d'entreprises (RSE), sous-titrée cette fois « Vers l'urbanisation du SI social ». Le problème des entreprises est en effet aujourd'hui de mettre un peu d'ordre dans de multiples initiatives, souvent lancées de façon anarchique.
Outre que la notion même de RSE est loin d'être consensuelle tant les outils ainsi qualifiés sont divers, il existe, selon Lecko, quatre approches de mise en place. La première est stratégique, initiée et coordonnées par une direction générale volontaire persuadée d'y trouver un gisement d'efficacité pour l'entreprise. La deuxième est une approche par l'outil, initiée par la DSI, parfois pour répondre à une demande vague. L'approche par les métiers est peut-être la plus fréquente : une direction met en place un outil pour ses besoins propres de collaboration, indépendamment des choix (ou non-choix) des autres directions.
Enfin, l'approche quasi-clandestine initiée par les utilisateurs est aussi celle la plus problématique pour les entreprises : des utilisateurs décident ensemble d'échanger au travers d'un outils qu'ils prennent l'initiative d'utiliser pour leur efficacité propre sans en référer à leur hiérarchie. Dans les deux derniers cas, les outils SaaS sont le plus souvent utilisés. Selon Arnaud Rayrole, DG de Lecko, « il faut que les différentes approches arrivent à se rapprocher pour construire l'entreprise 2.0 ».
Des outils multiples à urbaniser
Lorsqu'une direction ou un groupe d'utilisateurs créé ainsi son propre outil, il apparaît à la fois une souplesse locale et un cloisonnement autour du périmètre d'implantation. On retrouve donc des collaborations au sein de silos. A cela s'ajoute l'usage d'outils plus ou moins grand public (Facebook, Linkedin, Viadeo, Xing...), notamment au travers de cercles ou de groupes privés réservés aux initiés. L'usage de ces outils grand public est poussé par l'usage personnel extra-professionnel des collaborateurs qui évitent ainsi de multiplier leurs outils sociaux en ligne avec la complexité induite.
Les DSI sont ainsi amenés à subir des outils qu'ils ne maîtrisent pas mais qui peuvent poser des problèmes de sécurité. « De tels outils ne sont pas reliés aux référentiels d'identités de l'entreprise et des utilisateurs qui perdent la légitimité à participer à tel cercle peuvent y rester par inertie, faute de procédure pour les en faire sortir » souligne Arnaud Rayrole. Ajoutons qu'il peut exister des usurpations d'identité lorsque celle-ci n'est pas réellement contrôlée.
Réunir les outils variés des différentes directions, les outils grand public, les référentiels d'entreprise voire les applicatifs a priori non-sociaux de l'entreprise (GRH, GRC...) est devenu un véritable défi pour l'entreprise. Lecko appelle donc à « urbaniser » les outils sociaux pour en favoriser la cohabitation.
Une étude de 30 RSE selon 15 scénarios d'urbanisation
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