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Le CNES optimise ses archives notamment par la dématérialisation

Le CNES optimise ses archives notamment par la dématérialisation

La direction des lanceurs de l'opérateur spatial français a dématérialisé ses archives physiques fréquentes et optimisé la gestion de l'ensemble de ses archives.

PublicitéLe CNES (Centre National d'Etudes Spatiales) est un EPIC en charge de la politique spatiale de la France disposant d'un budget annuel de plus de 1,7 milliard d'euros. Ses 2400 collaborateurs, essentiellement des cadres et ingénieurs, sont répartis sur quatre sites, deux à Paris, un à Toulouse et le dernier à Kourou (en photo). La direction des lanceurs gérait l'ensemble de ses archives physiques dans ses propres locaux, ce qui occupait une place énorme. A l'occasion de son déménagement, elle a voulu optimiser son archivage.

L'objectif était d'abord de faciliter l'accès aux archives fréquemment demandées, y compris en rapidité d'accès, et de réduire les surfaces consacrées à cette fonction. Mais il s'agissait aussi de sécuriser les archives.

Trois niveaux d'archivage ont ainsi été définis : les archives à accès fréquent, les archives de proximité et les archives à consultation rare. En tout, ce sont 15 000 boites à archives et 2 millions de pages qui étaient concernées. Supports et objets concernés étaient cependant très hétérogènes. Les archives du CNES sont, de plus, extrêmement sensibles.

Les archives à accès fréquent ont été dématérialisées et intégrées à la GED pour en garantir l'accès aisé. Les archives de proximité ont été indexées et conservées dans les locaux du CNES. Enfin, le stockage des archives de troisième catégorie a été totalement externalisé. Le tri et le classement préalables se sont effectués en impliquant la totalité des collaborateurs de la direction concernée.

Pour réussir ce projet débuté en 2011 et mené progressivement, la Direction des Lanceurs a eu recours à Everial. Ce prestataire spécialisé a assuré la mise en oeuvre de sa méthodologie de traitement mais également le transfert et la numérisation des documents de première catégorie. Tous les transferts s'opéraient via des camions plombés avec contrôle photographique du sceau à l'arrivée. Les traitements s'opéraient dans des locaux sécurisés et dédiés avec un matériel lui aussi dédié.

Le coût du projet n'a pas été dévoilé.

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