Avec un réseau de 8 agences, le bailleur Côte d'azur Habitat gère quelques 20 157 logements. Afin de réduire les délais de paiement des factures, il s'est lancé dans un projet de dématérialisation.
Ce projet est réalisé en plusieurs phases. La première, mise en production en mars 2008, concerne la dématérialisation des factures fournisseurs, qui s'établissent en moyenne à 40 000 par an pour une centaine de fournisseurs.
« Les factures sont numérisées le matin, quand elles nous arrivent par courrier et rentrent immédiatement dans la phase de traitement ce qui nous a permis d'améliorer notre traçabilité sur le suivi des factures " explique Maicas Ramos, DSI de Côte d'Azur Habitat. "Nous devons nous conformer à la réglementation qui impose à tous les organismes publics et para publics, de faire diminuer les délais de règlements fournisseurs à 30 jours en juillet 2010. L'Etat français s'y est engagé vis-à-vis de l'Europe. A défaut, intérêts et pénalités alourdissent nos frais financiers. Aujourd'hui, le délai global de paiement est de 35 jours ; dans quelques semaines, il passe à 30 jours» ajoute-t-il.
La seconde phase couvre la dématérialisation de tous les dossiers métiers, par exemple les dossiers locataires, financiers, les plans, les délibérations, les contentieux. Un Centre d'Aide par le Travail, les Ateliers Denis Cordonnier, est chargé de numériser l'ensemble des archives concernées, entre autres les dossiers des locataires, soit un total de 2,7 millions de pages. Modifiant profondément certains modes de fonctionnement, le projet prévoit dès le début des formations, une campagne d'information interne et l'organisation de groupes d'utilisateurs miroirs, destinés à faire remonter les impressions du terrain pour améliorer la mise en place du projet et procéder à des actions correctives.
La troisième tranche du projet est en cours. Elle concerne la dématérialisation du courrier.
Signé en juillet 2007, le contrat s'élève à près de 900 000 euros.
Côte d'Azur Habitat a choisi les éditeurs Belink et Readsoft pour son projet de dématérialisation ainsi que Ineum Consulting pour la conduite du changement.
Illustration : carte des implantations des résidences de Côte d'Azur Habitat (D.R)
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