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La dématérialisation des processus RH encore très immature

Si les avantages de la dématérialisation des processus RH sont bien maîtrisés et si certains sont déjà numérisés, l'approche des utilisateurs démontre l'immaturité du marché selon une étude de Markess International.

La dématérialisation des processus RH est largement pratiquée mais l'approche des DRH est très immature selon une enquête de Markess International. Certains processus sont obligatoires sous forme dématérialisés (comme des déclarations sociales) et cela pousse globalement la dématérialisation. Mais la plupart des processus sont au mieux numérisés, c'est à dire que le processus est d'abord géré sous forme papier, papier qui est scanné et retraité en format numérique, par exemple au sein d'une GED, avec ou sans reconnaissance automatique de caractères et intégration des informations. Les doubles-flux papier et numérique sont également très fréquents.

Les gains importants de la dématérialisation sont connus. Selon l'enquête de Markess International, le premier recherché est l'accès simplifié et permanent aux documents traités (72% des répondants approuvent ce point de vue). Evidemment, la réduction des coûts arrive aussitôt après (70% des répondants) ainsi que celle des délais (60%). Si environ la moitié des organisations numérisent ou dématérialisent d'ores et déjà des documents liés aux processus RH, la quasi-totalité envisagent d'y passer.

Markess International s'est aussi intéressé document par document à ce que les organisations dématérialisaient et envisageaient de dématérialiser dans les prochaines années. Tous les documents et tous les processus sont concernés (de 30% à 50% des répondants selon les documents) et partout on voit un intérêt pour accroître la part numérisée des documents (d'ici 2012, de 60% à 90%). Il y a cependant un net retard sur le bulletin de paye où les réticences sont les plus grandes. Il n'en reste pas moins que la valeur juridique des documents est un vrai problème, ce qui justifie que le double-fux papier et numérique soit la règle générale.

Des attentes fortes

Les responsables interrogés ont pourtant de fortes attentes et souhaitent des solutions les plus intégrées possibles, y compris d'un côté avec le SIRH et de l'autre avec les coffres-fortes électroniques qui garantiront la préservation avec valeur juridique des documents le temps nécessaire (plus de 50 ans pour un bulletin de salaire).

Le modèle économique des offreurs est généralement toujours le même : chaque document est archivé le temps nécessaire contre un paiement initial unique.

L'immaturité de l'approche des utilisateurs est caractérisée par le manque d'intérêt a priori pour le partage des informations et la réversibilité du stockage externalisé des documents archivés sous format numérique.

Des discussions seraient en cours entre acteurs et sous l'égide de l'Afnor pour aboutir, dans un premier temps, à un « bulletin de salaire numérique » standardisé et, dans un second temps, dans une normalisation des coffres-forts électroniques afin que chaque salarié puisse posséder le sien auprès du prestataire de son choix, exactement comme il possède un compte en banque où toucher son salaire auprès de la banque de son choix.

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