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Lors d'une conférence organisée le 8 juin dernier à Paris, Canal+ a présenté son projet de dématérialisation des bulletins de paie pour ses salariés. Ce processus répond à une logique de réduction des coûts, de développement durable et vise à diffuser une image de modernité de la DRH.

Afin d'alléger le processus de gestion des documents des ressources humaines, le groupe de média Canal + a opté pour la dématérialisation de ses bulletins de paie. Aujourd'hui, composé de 1900 intermittents et 3500 stagiaires et salariés à contrats à durée déterminée ou indéterminée, le groupe a décidé de moderniser sa GRH. Diane Egloff, Responsable du SIRH, explique : « avant, le processus était très long. Les documents devaient être édités, imprimés, acheminés au service de paie et triés par les assistants de distribution. » La dématérialisation permet désormais de gagner du temps et de recentrer le travail de l'équipe de paie, qui se voit ainsi attribuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un nouveau processus a été mis en oeuvre. Désormais, une fois édités, les bulletins de salaires dématérialisés sont stockés dans des coffres-forts électroniques. Le salarié reçoit ensuite une notification par email lui délivrant un lien pour y accéder et, s'il le souhaite, pour l'imprimer, bien que ce ne soit aucunement l'objectif du projet. Des documents annexes sont également joints au fichier électronique, comme les propositions du Comité d'Entreprise.

Afin que les salariés comprennent les enjeux d'un tel projet et se familiarisent avec son mode de fonctionnement, Canal + a instauré une communication interne accrue, principalement via des communiqués publiés sur l'intranet. Ainsi, comme le précise Diane Egloff, « les employés ont accès à une foire aux questions, à un site support de la part du prestataire de services et à des journées portes ouvertes sur le thème de la dématérialisation ». L'objectif est de pouvoir répondre à toutes les questions que se posent les salariés.

Canal + a tenu à rassurer son personnel sur le fait que ces documents ont une valeur probante. La loi énonce à ce titre que cette dématérialisation ne peut être effectuée sans l'accord du salarié, que les données doivent être certifiées, et que l'entreprise doit conserver l'original 45 ans et une copie pendant 5 ans.

Après deux mois de mise en place, 33% de l'effectif a déjà accepté de recevoir leurs bulletins de paie au format électronique. Ce projet aura rapidement été mis en place. En octobre 2009, Canal + a lancé un appel d'offres et, en mars 2010, il a été déployé au niveau du groupe. Pour l'heure, cependant, les intermittents continuent de recevoir leurs bulletins de paie en format papier, leurs représentants s'opposant à la dématérialisation.

Grâce à ce projet, le groupe s'inscrit non seulement dans une démarche de modernité, mais aussi de développement durable.

Canal + a choisi Novapost pour dématérialiser ses documents RH et mettre en forme les bulletins de paie. Le coffre-fort électronique est, quant à lui, fourni par CDC Arkhinéo (groupe Caisse des Dépôts et Consignations).

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