Pour garder la richesse de ses multiples intranets tout en partageant les bénéfices des informations qui y sont contenus, Bouygues Construction a installé un moteur de recherche basé sur la solution Sinequa, en le renommant Némo.
Le groupe Bouygues Construction compte aujourd'hui environ 50000 collaborateurs pour un chiffre d'affaires annuel de plus de 8 milliards d'euros et connaît une forte croissance : 10000 nouveaux collaborateurs et 18% d'augmentation de l'activité chaque année. Lancée en 2004 et voulue par la direction générale, la feuille de route « partage des connaissances » vise d'une part à accroître la compétitivité de l'entreprise et d'autre part à mieux intégrer les nouveaux collaborateurs, en leur faisant bénéficier de l'expérience acquise par leurs prédécesseurs.
Deux problématiques sont mises en avant : le partage des savoirs à proprement parler et la mise en place d'un annuaire du personnel permettant de savoir qui interroger dans le groupe face à une situation posant un problème, étant donné que, dans le secteur du bâtiment, les savoirs sont souvent tacites.
Il existe depuis longtemps au sein du groupe de nombreuses bases de connaissances de tous types, accessibles via intranet et liées à des communautés de pratique.
L'une des hypothèses envisagées est de construire un intranet unique. « Cela aurait été monstrueux et totalement contraire à la richesse issue des initiatives diverses surgissant dans le groupe » explique Eric Juin, responsable du domaine Knowledge Management au sein de Structis, le GIE informatique du groupe Bouygues Construction. Cette première hypothèse est donc rapidement écartée.
Un annuaire de référence centralisé comme point de départ
De mi-2004 à mi-2005, le premier sujet traité, pour des raisons de facilité, est celui de l'annuaire. Eric Juin se souvient : « les experts nous préconisaient la mise en place d'un méta-annuaire en LDAP. Mais cela suppose déjà d'avoir des annuaires locaux bien à jour et une clé de jonction universelle sans équivoque (donc pas le couple nom-prénom, à cause des nombreux homonymes) au sein de l'ensemble du groupe pour relier les différentes sources de données à rapprocher : annuaire téléphonique, GRH, etc. » Faute de pouvoir compter sur une telle situation, il est décidé de créer un outil indépendant destiné à être la source d'information primaire pour tout le groupe, mis à jour par chacun avec l'assistance de 800 « administrateurs de proximité », en général des assistantes chargées de pousser les collaborateurs du groupe à utiliser et mettre à jour cet outil.
Cet annuaire permet à des personnes se situant dans des situations proches de se contacter pour échanger des expériences.
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