L'assureur et gestionnaire de contrats a choisi le nouveau service Yooz, proposé par Itesoft.
« Le coût de traitement des factures est tout à fait marginal par rapport, par exemple, à la gestion des 700 000 contrats, et économiser sur ce poste n'était clairement pas le sujet ; notre démarche était une démarche qualité pour éviter les coûts de non-qualité et pour adopter une organisation plus ouverte et transparente » indique Xavier Le Clech, DAF d'Auxia.
Auparavant, en effet, le circuit de traitement des factures était limité à peu de personnes et manquait de visibilité. Pour obtenir une information, il fallait savoir interroger la bonne personne. De plus, le suivi était réalisé sur des feuilles Excel indépendamment de la comptabilité avec, régulièrement, des problèmes de réconciliation entre les deux.
Xavier Le Clech précise : « Nous avons voulu ouvrir le flux dans le cadre de notre réorganisation pour faciliter la supervision et la validation en passant à un mode contributif et transparent facilitant la prise de conscience des coûts ». Désormais, de multiples opérateurs entrent les données, scannent les factures entrantes et initient le circuit de validation.
Le DAF d'Auxia avait, dans un emploi précédent, pu juger de tous les effets positifs de ce type d'organisation.
Le SaaS pour éviter les blocages
Le choix d'une dématérialisation avec traitement dans une GED est une chose. Opter pour le mode SaaS en est une autre. « Le mode Saas nous a permis de mener le projet facilement et rapidement, en quelques réunions, avec un co-pilotage DSI/DAF » répond Xavier Le Clech. Il précise aussitôt : « nous avons choisi Yooz comme produit de test du mode SaaS. D'autres sont clairement envisagés. Une autre solution nous aurait contraint à un projet lourd, bloquant notre réorganisation à cause d'un point non-stratégique. De plus, un DSI a toujours des difficultés à comprendre les outils très spécifiques de la direction financière et le SaaS déporte la question sur un prestataire spécialisé externe. »
Pour l'heure Auxia bénéficie d'un partenariat avec Yooz, une filiale d'Itesoft. A terme, le coût du service sera lié aux nombre de factures traité.
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