L'ancienne branche distribution de la Seita a créé un workflow de traitement des factures papier utilisant Zedoc Spot de BSV et Xflow for Invoices de WMD.
Issu de la distribution du tabac dans le réseau des buralistes, Altadis Distribution France dessert près de 70 000 points de vente : buralistes, diffuseurs de presse, papeteries, boulangeries et stations-services. Il gère 45 000 factures papiers d'achats généraux qui doivent être traités selon un circuit d'approbation et de paiement précis, avec intégration dans le PGI du groupe, en l'occurrence sous SAP.
Altadis Distribution France disposait d'un système de dématérialisation non-fiscale des factures papier qui était obsolète car conçu pour n'être adapté qu'à la l'activité de distribution de tabac. De plus, la complexité de l'ancienne solution obligeait à confier les factures à un prestataire externe pour la numérisation et l'intégration dans le circuit de traitement. Il en résultait des délais importants de traitement et des litiges.
Pour résoudre ces difficultés, Altadis Distribution France a choisi d'implémenter Zedoc Spot de BSV et Xflow for Invoices de WMD avec une intégration confiée à Aerow.
Un prototype a été conçu en trois semaines après le lancement du projet qui a été achevé en quatre mois en respectant un budget initial non-communiqué. De plus, Altadis Distribution France n'a eu à mobiliser que deux utilisateurs, un côté achat et l'autre côté finances, pour faire aboutir le projet.
Désormais, les factures sont numérisées au siège social du groupe où elles entrent dans le circuit de traitement (approbation, paiement) dans SAP et Xflow. Les personnes devant approuver les factures peuvent varier (mutations, embauches, départs, congés) : la simplicité de la modification des personnes concernées a été un point fort du choix de cette solution.
La numérisation peut être accompagnée d'une reconnaissance automatique avec association à un bon de commande lorsqu'il existe mais cela n'est pas systématique. Selon l'entreprise, un demi-poste a pu être économisé grâce à la qualité du vidéocodage. La traçabilité des opérations permet les relances et le traitement des blocages dans le circuit d'approbation et de paiement.
Le traitement global d'une facture prend aujourd'hui deux jours en moyenne avec une réduction significative non-précisée de l'en-cours en litige.
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